Korrekte georganiseerde kantoorwerk in 'n organisasie of onderneming laat u toe om dokumente in orde te hou en hul beweging te eniger tyd te beheer. As die aktiwiteit van u onderneming verband hou met die sluit van kontrakte, moet u 'n toepaslike boekhou van hul boekhouding hou. 'N Goed ontwerpte tydskrif sal dit moontlik maak om die besonderhede van dokumente en hul chronologie op te neem.
Nodig
- - 'n joernaal vir die opneem van dokumentasie;
- - materiaal wat aangeteken moet word;
- - vulpen;
- - potlood;
- - skêr;
- - heerser;
- - papier;
- - drade;
- - naald;
- - gom.
Instruksies
Stap 1
Soek 'n gerieflike vorm om 'n logboek te hou. Gaan terselfdertyd voort uit die dringende behoeftes van die organisasie en die eienaardighede van kantoorwerk. Onlangs het elektroniese vorme van dokumentasierekeninge wydverspreid geword, maar dit is nie altyd handig om bestuurders daarmee vertroud te maak nie. In die eenvoudigste geval kan u 'n boekhoujoernaal opstel in 'n standaard grootformaat notaboek.
Stap 2
Nommer die bladsye van die tydskrif deur die opeenvolgende nommers onder of bo-aan elke bladsy neer te sit. Naai die hele bladsy bladsye met 'n sterk draad, en lei die punte langs die laaste bladsy van die tydskrif. Skryf op 'n klein stukkie papier hoeveel velle die boek bevat. Plak hierdie etiket op die laaste bladsy in 'n ry, en lei die punte van die draad daaronder, vasgebind in 'n knoop. As die gom droog word, plak hier die seël vir die dokumente en die handtekening van die persoon wat die tydskrif uitgereik het.
Stap 3
Begin met die ontwerp van u titelblad. Skryf die naam van die joernaal voor op die joernaal neer, byvoorbeeld "Kontrakjoernaal". Sluit in die beskrywing die naam van die organisasie (onderneming) en die belangrikste besonderhede daarvan in. Laat twee reëls vir die begin- en einddatum van die joernaal. Al hierdie inligting kan nie met die hand ingevoer word nie, maar vooraf op 'n drukker gedruk word en dan netjies op die voorblad van die tydskrif geplak word.
Stap 4
Verdeel die werkbladsye van die joernaal in soveel kolomme as wat nodig is vir 'n volledige beskrywing van die dokumente wat opgeteken moet word. Maak seker dat u kolomme bevat vir die reeksnommer, die datum van ontvangs van die dokument, die sluiting van die kontrak, die vrystelling van die bestelling, ensovoorts. Laat 'n aparte kolom vir 'n kort beskrywing van die essensie van die dokument en die hoofinhoud daarvan. Verskaf ook 'n plek vir die handtekening van die persoon wat die dokument vir uitvoering ontvang het.
Stap 5
Registreer indien nodig die joernaal by die kantoor (sekretariaat) en gee die toepaslike nommer en ander besonderhede daaraan. Na die registrasieprosedure kan die boekhoujoernaal vir die beoogde doel gebruik word.
