In die proses moet die hoofde van organisasies rekord hou. Dit sluit personeel-, rekeningkundige en belastingrekeningkunde in. Dit is maklik om te verstaan dat dit 'n redelike groot hoeveelheid sekuriteite en gevolglik inligting impliseer. Om verwarring in die data te voorkom, is dit nodig om die instandhouding van die dokumentasie korrek te beplan.
Instruksies
Stap 1
As die organisasie groot is, is dit raadsaam om 'n werknemer vir elke werf in diens te neem. Laat ons sê dat een werknemer nodig is om personeeldokumente op te neem, 'n ander of selfs 'n paar is nodig vir boekhouding. In die posbeskrywing moet u die verantwoordelikhede van elke persoon wat in u staat werk, duidelik uiteensit. Sluit eerstens 'n klousule in oor hoe om rekords te hou.
Stap 2
As u geld wil bespaar, kan u die dokumentasie self bewaar. Koop 'n aantal vouers en 'n notaboek vir personeelrekords. Vouers is nodig om dokumente te groepeer. U kan byvoorbeeld 'n lêergids maak vir werknemers wat tans in die organisasie werk; 'n ander vouer is nodig vir die argief. Skryf die data in 'n notaboek neer om dit makliker te vind om inligting te vind. Gestel hulle het 'n werknemer aangestel. Skryf kort inligting oor hom in die notaboek neer, en dui ook die lêergids aan waarin u meer inligting kan vind.
Stap 3
Bly op hoogte van opgedateerde dokumente. Vir elke werknemer moet u 'n persoonlike kaart uitreik en alle inligting oor die werk hier invul. 'N Werknemer het byvoorbeeld met vakansie gegaan en hierdie inligting op die kaart geskryf. U moet ook maandeliks 'n rooster invul.
Stap 4
Rekeningkunde is meer kompleks en tydrowend. U het spesiale kennis nodig om dit te kan uitvoer. Sorg dat u die veranderinge in wetgewing volg. Die dokumente moet in vouers wees ("ooreenkomste", "bank", "kasboek", "uitgereikte fakture", "ontvang fakture", "voorskotverslae", ens.). Alle dokumente moet in chronologiese volgorde gerangskik word. U moet sommige argiewe met 'n seël en handtekening nommer, stik en sertifiseer. Sulke dokumente sluit in 'n kasboek, 'n verkoopboek, aankope en ander.
