Uitgaande dokumente is amptelike briewe wat die organisasie aan geadresseerdes (verskaffers, verbruikers, reguleringsowerhede, ens.) Of kollegas van ander stede stuur. In die reël is twee werknemers verantwoordelik vir die hantering van hierdie korrespondensie: die samesteller en die klerk. Die eerste is verantwoordelik vir die voorbereiding en instemming van die teks. Die tweede registreer die brief, stuur die oorspronklike na sy bestemming en stoor 'n dienskopie.
Nodig
- - maatskappy se vorm;
- - die rekenaar waarop die teksredigeerder geïnstalleer is;
- - logboek vir registrasie van uitgaande dokumentasie.
Instruksies
Stap 1
As u 'n samesteller is
Stel 'n konsepdokument op. Uitgaande briewe kan proaktief en reageerend wees. In die eerste geval begin u (inisieer) korrespondensie met 'n ander organisasie of 'n spesifieke persoon oor enige amptelike kwessie. Die antwoordbrief moet inligting bevat wat ooreenstem met die versoek wat ontvang is.
Stap 2
Druk die brief in tweevoud op die briefhoof van u organisasie. Maak seker dat die boonste gedeelte van die dokument, die sogenaamde "kop", korrek geformateer is. Benewens die besonderhede van die maatskappy, geleë op die vorm aan die regterkant, bevat dit die data van die geadresseerde en die opskrif van die brief.
Stap 3
Tik in die linkerbovenhoek die titel, voorletters en van van die persoon aan wie die dokument bestem is, die adres van 'n organisasie of individu. Die prosedure vir die spesifisering van inligting moet presies dieselfde wees, byvoorbeeld:
"Aan die Algemene Direkteur van LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, kantoor veertien, Saratov, 109235.
Stap 4
Plaas die titel van die brief onder die besonderhede van u organisasie. Dit moet kort wees en die inhoud van die teks duidelik weerspieël. Byvoorbeeld: "By die uitvoer van 'n geskeduleerde inspeksie van die sanitêre toestand van 'n gebou" of "By die verskaffing van inligting oor huise wat groot herstelwerk benodig."
Stap 5
Begin die hoofteks deur die geadresseerde aan te spreek en die rede aan te gee waarom hierdie brief aan hom gestuur word. Byvoorbeeld: “Liewe Ivan Ivanovich! Ons lig u op 14 Januarie 2011 in oor 'n geskeduleerde inspeksie van die sanitêre toestand van die gehuurde gebou”.
Stap 6
As daar aanhangsels by die uitgaande dokument is, lys dit na die hoofteks, byvoorbeeld: “Aanhangsel op 3 bladsye. in 1 eksemplaar. Heel onder op die laaste bladsy van die teks moet die oorsprong van die dokument aangedui word. In die reël tik die skrywer van die brief sy van, voorletters en werkfoon kleiner as die hooflettertipe.
Stap 7
Lees die brief met die besluitnemers in u organisasie in enige rigting. Dokumente wat byvoorbeeld gelduitgawes betref, word deur 'n rekenmeester onderskryf, en antwoorde op 'n versoek van die belastingkantoor word deur 'n prokureur onderteken. Werknemers van die organisasie wat die brief goedkeur, plaas hul persoonlike handtekeninge met 'n transkripsie op die tweede eksemplaar aan die einde van die teks, onder die plek vir die visum van die hoof. Na ontvangs van die nodige goedkeurings word die uitgaande dokument deur die hoof van die organisasie onderteken.
Stap 8
Dien die ooreengekome en ondertekende dokument by die klerk in. Druk 'n addisionele eksemplaar as u 'n eksemplaar wil bewaar. Vra die klerk om 'n uitgaande nommer daarop te plaas.
Stap 9
As u 'n klerk is
Aanvaar die uitgaande brief van die oprigter. Kontroleer die beskikbaarheid en korrektheid van die belangrikste besonderhede, goedkeuringsvisums, inligting oor die skepper en die handtekening van die bestuurder. Let op die aanwesigheid van aanhangsels by die brief.
Stap 10
Teken die inligting oor die dokument in die logboek vir uitgaande e-pos aan. As u organisasie oorgeskakel het na elektroniese dokumentbestuur, moet u te werk gaan volgens die instruksies vir die instandhouding van die databasis. Daar is geen streng registrasiereëls vir 'n tradisionele papierboek nie. In die praktyk word 'n tabel met die volgende kolomme egter meestal gebruik:
- die datum;
- nommer van die uitgaande dokument;
- geadresseerde;
- opsomming (titel);
- die oprigter van die dokument;
- let op.
Stap 11
Die uitgaande nommer word soos volg gevorm. Spesifiseer eers die nommer van die voorraadlys van die lêergids waar kopieë van uitgaande boodskappe gestoor word. Skryf die reeksnommer van 'n spesifieke letter deur middel van 'n streep of skuinsstreep. U kry: "01-14-256" of "01-14 / 256", waar 01-14 die saaknommer is, 256 die dokumentnommer is.
Stap 12
Voer die uitgaande nommer in die spesiale reël van die vorm in. As u 'n antwoordbrief het, moet u ook die nommer van die inkomende dokument waarmee dit verband hou, aandui. Seël die eerste eksemplaar van die brief (sonder goedkeuringsvisums) in 'n koevert en stuur dit aan die geadresseerde. Lê 'n afskrif van die dokument in die toepaslike lêergids.
