Alle dokumente van die organisasie moet in die argief bewaar word. Die Belastingkode bepaal byvoorbeeld dat primêre dokumente, dokumente wat die betaling van belasting bevestig, en ander vir vier jaar beskerm moet word. Maar daar is ook sulke dokumente wat na 'n jaar vernietig kan word, byvoorbeeld vakansie skedules. Beskikking moet geskied nadat die wet uitgereik is.
Instruksies
Stap 1
Eerstens moet daar op gelet word dat dokumente wat "hul doel gedien het" slegs tot die wet kan oorgedra word indien die tydperk verstryk het voor 1 Januarie van die jaar waarin so 'n referaat opgestel is, dit wil sê dokumente van 2010 moet opgeneem word in die wet eers in 2016.
Stap 2
Voordat u 'n handeling opstel en die dokumentasie vernietig, moet u inventarisse opstel wat deur die hoof van die organisasie goedgekeur moet word en 'n protokol opstel.
Stap 3
Dit is raadsaam om 'n handeling in die vorm van 'n tabel op te stel. Spesifiseer die besonderhede van die organisasie in die regter boonste hoek. Skryf dan 'Ek keur dit' in hoofletters hieronder neer, in 'n gewone lyn, dui die posisie hieronder aan (bestuurder, hoofdirekteur, ens.), Dan die van en voorletters. Spesifiseer die datum waarop die wet opgestel word, hieronder.
Stap 4
Dui daarna die doel aan om byvoorbeeld vervalde dokumente vir vernietiging uit te lig. Maak dan 'n lys van die redes, byvoorbeeld, "gebaseer op die lys van tipiese organisasiedokumente …"
Stap 5
Hieronder is die tabel, wat uit agt kolomme bestaan. Die eerste is die reeksnommer. Die tweede is die naam van die dokument, byvoorbeeld vakansieskedules of korrespondensie oor werk met personeel. Die derde is die einddatums, dit wil sê die datums wat in die dokument aangedui word, byvoorbeeld, die vakansieskedule eindig in 2010, dus u moet "2010" skryf. U hoef nie die maand hier te spesifiseer nie.
Stap 6
Volgende kom die kolom met die inventarisnommers. As dit nie daar is nie, kan u strepies neersit. Sit dan die indeks van die saak neer volgens die benaming, byvoorbeeld grafiek 05-20, waar 05 die departement-indeks is, en die tweede twee syfers is die normale nommer van die saak.
Stap 7
Dui daarna die aantal stooreenhede aan, byvoorbeeld, die grafiek kan in een enkele kopie wees, maar die ooreenstemming met rame is in die meervoud. Vul dan die vakkie in met die stoorperiodes volgens die naslaanboek. Aan die einde, indien nodig, vul die kolom "aantekening" in.
Stap 8
Skryf aan die hand van die tabel dat die inventaris beskikbaar is en goedgekeur is volgens die hoofprotokol wat die nommer en datum van die samestelling daarvan aandui.
Stap 9
Vervolgens som u die totaal op, wat uitgedruk word in die aantal artikels wat gereed is vir vernietiging, byvoorbeeld gedurende die periode 2006-2010 is 234 items vernietig.
Stap 10
Dan gaan die bestuurder weer na al die data en teken die dokument.
