Ongeag watter tipe aktiwiteite die organisasie besig is, dit skep gedurende die loop van sy lewe groot hoeveelhede dokumentasie wat bewaar moet word. Hoe groter die onderneming en hoe breër die omvang van sy aktiwiteite, hoe groter is die hoeveelheid opgehoopte dokumente. Vroeër of later ontstaan die kwessie van sortering en vernietiging van irrelevante dokumentasie. Dit moet nog vasgestel word wat vernietig kan word en wat nog moet bewaar word.
Instruksies
Stap 1
Om die dokumentasie te sistematiseer, is dit nodig om vir elke dokument wat vir bewaring ontvang word, die bewaringstydperk te bepaal, waarna die dokument vernietig kan word sonder die risiko vir die organisasie.
Gebruik die goedgekeurde lys dokumente waarvoor die stoorperiode deur Rosarchiv vasgestel is. Die hoofdokument wat gelei moet word by die sistematisering van hierdie soort dokumentasie, is die "Lys van tipiese bestuursdokumente wat gegenereer word in die aktiwiteite van organisasies, wat die bewaringstyd aandui" (goedgekeur deur Rosarchiv op 06.10.2000)
Stap 2
Bestudeer ook die departementele kontrolelyste wat u moet gebruik as u organisasie onder departementele kwalifikasies val (daar is byvoorbeeld kontrolelyste vir militêre departemente, bankafdelings, ens.). Vir die mees algemene soorte organisasies is daar ook lyste met dokumentasie opgestel (byvoorbeeld vir aandelemaatskappye).
Stap 3
'N Aantal dokumente is onderhewig aan bewaring in ooreenstemming met hul besonderhede, byvoorbeeld, belastingdokumentasie moet vir 'n tydperk van minstens 4 jaar bewaar word, en finansiële state - ten minste 5 jaar.
Stap 4
Die gebruik van lyste is die maklikste manier om dokumente te organiseer, want daar is 'n duidelike bewaringstydperk vir elke soort dokumentasie. Nie alle dokumente kan egter in lyste gekategoriseer word nie. Vir sommige dokumente moet die stoorperiode deur die organisasie self vasgestel word.
Vir hierdie doel skep die organisasie, volgens 'n gepaste bevel, 'n kundige kommissie wat die waarde van dokumente gereeld ondersoek, die bewaringstydperke bepaal en dokumente vernietig waarvoor die bewaringstydperk verstryk het of nie benodig word nie. Dit is belangrik dat die kommissie mense insluit wat die relevansie van die dokument en die waarskynlike risiko's van die verlies daarvan kan bereken.
