Enige protokol is 'n prosedurele dokument, daarom word sekere vereistes daaraan gestel. 'N Afdeling van die protokol moet aan enige belanghebbende partye oorhandig word. Die plig om 'n afskrif te lewer, word toegeken aan die persoon wat die protokol opgestel het. Om 'n afskrif van die protokol te neem of nie te neem nie, is die reg van die persoon ten opsigte van wie dit opgestel is, maar die teenwoordigheid van die protokol (die afskrif daarvan) word dikwels die enigste manier om die wettigheid van die opstel daarvan te betwis.. Moet dus nie hierdie geleentheid versuim nie.
Instruksies
Stap 1
As u die persoon is ten opsigte waarvan die protokol opgestel is, moet u ten tye van die opstel daarvan 'n afskrif daarvan ontvang. Dikwels versuim amptenare hierdie verpligting, dus moet u bewus wees dat u die volste reg het om sulke dienste te eis. Dikwels dra so 'n vereiste by tot die prosedurele bekwame en betroubare opstel van 'n protokol deur 'n amptenaar, waardeur u tot 'n mate die objektiwiteit van die uitvoering daarvan kan waarborg.
Stap 2
As u om die een of ander rede nie onmiddellik 'n afskrif van die protokol ontvang het nadat u dit opgestel het nie, sal u addisionele stappe moet neem. Om 'n afskrif van die protokol te ontvang, is dit nodig om 'n skriftelike aansoek op te stel wat gerig is aan die beampte wat die protokol uitgereik het, of op die naam van sy hoof, met 'n versoek om 'n afskrif daarvan na u adres te stuur.
Dit is opmerklik dat die verkryging van 'n eksemplaar soms betyds verleng word, veral wanneer die betrokke amptenare nie te veel belangstel om afskrifte van die saak te stuur nie. Om hierdie situasie te vermy, is dit die beste om 'n aansoek in twee eksemplare op te stel, waarvan een (in u hande agterbly) 'n merk moet plaas op die ontvangs van u aansoek deur die betrokke persoon.
Stap 3
In gevalle waar, ondanks u versoekskrif, 'n afskrif van die protokol nie aan u verskaf is nie, het u die reg om te appelleer teen die weiering om 'n afskrif te verskaf deur 'n ooreenstemmende verklaring by die aanklaer te skryf of 'n eis in die hof in te dien.. Dieselfde prosedure word bepaal as 'n amptenaar 'n brief aan u adres stuur of besluit om te weier om die aansoek te bevredig.
Stap 4
As die aansoek gestuur word deur die persoon ten opsigte van wie die protokol opgestel is, is daar gewoonlik geen probleme om 'n afskrif daarvan te kry nie. 'N Ander situasie word wanneer u bloot 'n belangstellende is en u 'n protokol benodig om die feit van die opstel daarvan te bevestig. In hierdie geval word ook 'n versoekskrif of brief gestuur, maar die dokumente moet onder meer die oortuiging van 'n afskrif daarvan, en oortuigend, moet regverdig.
