Registrasie van dokumente vir indiening by die argief word na die einde van die jaar gedoen. Dus word dokumente voorberei vir bewaring in verband met die vasgestelde reëls. Afhangend van die bewaringstyd, sowel as die waarde van die dokumente, word sake volledig of volgens 'n vereenvoudigde stelsel voltooi.
Instruksies
Stap 1
Maak 'n lys met sake vir tydelike bewaring (tot tien jaar). Kontroleer of die saak korrek is (of daar dokumente is met 'n permanente bewaringstydperk). Laat die tassies in die vouers, dit moet volgens die benaming van die sisteme gesistematiseer word en dit hoef nie genommer te word nie. Sake word aan die argief oorhandig volgens die benaming van sake.
Stap 2
Vir langtermynopbergingsakke (meer as 10 jaar) word die volgende uitgevoer:
1. Binding van die tassie (omsoom in 'n harde vouer of omslag met sterk draad in vier gate of kan gebind word).
2. Nommering van velle (uitgevoer met 'n swart grafietpotlood in die regter boonste hoek, sonder om die teks van die dokument aan te raak).
3. Stel 'n sertifiseringsinskripsie op (dui aan hoeveel velle is beskadig, of daar skade is, teken en datum).
4. Opstel van 'n interne inventaris van dokumente (vir sake met veral waardevolle dokumente, persoonlike, geregtelike en ondersoekende sake, ens.). Dui aan die einde van die inventaris die aantal dokumente in die saak en die aantal velle van die voorraad aan.
5. Registrasie van al die besonderhede van die voorblad van die saak (naam van die instansie, strukturele eenheid, klerklike indeks van die saak, titel van die saak, rakleeftyd van die saak).
Stap 3
Maak 'n inventaris vir dokumente van permanente of langtermynopberging. Dit moet die individuele saaknommer bevat, asook die inhoud en samestelling daarvan in die opskrif van die saak moet openbaar. Die voorraad moet ook die bewaringstydperk van die saak aandui. Dui die aantal sake en die nommer van die eerste en laaste sake aan, teken en datum. 'N Afsonderlike inventaris word opgestel vir personeelsake.
Stap 4
Dien die voorbereide lêers in die argief in. Die argiefklerk in u teenwoordigheid sal die aantal sake volgens die nomenklatuur of inventaris nagaan, 'n bevestigingsinskrywing maak, die aantal ontbrekende sake aanteken, die datum van aanvaarding en oordrag van sake bepaal. Die inventaris word bevestig deur die handtekeninge van die persone wat die oordrag en aanvaarding van sake gedoen het.
