'N Groot en aparte gebied van argiefwerk word beskou as die vrae wat verband hou met die voorbereiding van dokumente vir aflewering aan die argief van die organisasie. Daarom verdien hulle ernstige aandag, aangesien daar tydens hierdie stadium van werk met dokumente verskillende metodologiese en praktiese foute gemaak word, wat in die toekoms negatiewe gevolge in die werk van die argief kan veroorsaak.
Instruksies
Stap 1
Alle werk wat verband hou met die oordrag van dokumente na die argief, insluitend personeellede, word gewoonlik in die volgende fases verdeel: - eerstens is dit nodig om dokumente in die huidige produksie en na voltooiing daarvan te vorm;
- na die vorming van sake, moet dit opgestel word volgens al die vasgestelde reëls;
- voer dan 'n waarde-ondersoek uit en berei voor vir argivering;
- voer 'n inventaris uit van alle dokumente wat na die argief van die organisasie oorgedra is;
- dra in die laaste stadium die amptelike referate oor na die argief van die organisasie.
Stap 2
Eerstens moet u die korrekte vorming van dokumente met betrekking tot personeel in sekere komplekse uitvoer, dit wil sê in gevalle. In spesiale vouers moet sulke amptelike vraestelle gevorm word as bestellings vir verskillende aspekte van die werksaamhede van werknemers van die onderneming, vir personeel wat verskillende tydsraamwerke het vir die stoor. Hierdie stadium moet uitgevoer word, omdat 'n gedeelte van die bestellings wat op personeel betrekking het, uitsluitlik toegewy is aan geldige kwessies wat die werkplek raak, asook bonusse aan werknemers en om na 'n werkposisie te beweeg. Hierdie soort papier moet ten minste vyf en sewentig jaar in die argief van die onderneming gestoor word. Terselfdertyd weerspieël die meeste bestellings wat verband hou met die samestelling van die persoonlike, die bedryfsvraagstukke van die werknemers van die onderneming: bestellings vir sakereise, diens, vakansies, ensovoorts. Sulke dokumente moet vyf jaar bewaar word. Vir die gemak van die soeke en die fasilitering van werk in verskillende gevalle, moet vraestelle van vyf jaar en vyf en sewentig jaar gevorm word.
Stap 3
Dit is nodig om die persoonlike rekeninge van werknemers van die onderneming en alle werknemers korrek op te stel, wat betrekking het op data oor lone streng in alfabetiese volgorde. Alle vraestelle in persoonlike vouers moet slegs in chronologiese volgorde gerangskik word volgens die datum van ontvangs. Dit is ook nodig dat alle vraestelle in die gids 'n argiefopname opstel wat die volgende bevat: - die naam van die vraestel;
- reeksnommer van die papier wat in die inventaris opgeneem is;
- die aantal velle in die dokument;
- datum en nommer van die dokument (indien nodig);
- 'n opsommende rekord van die aantal velle papier wat in die persoonlike lêer opgeneem is;
- let op.
