In 'n besige werkskedule kan dit moeilik wees om nie net middagete nie, maar ook 'n blaaskans van vyf minute te kry. Om in 'n noodtoestand te werk, lei nie net tot liggaamlike moegheid nie. Daar ontwikkel sielkundige ongemak, wat depressie kan veroorsaak. Daarom is dit nodig om die werksdag bekwaam te organiseer om pligte uit te voer sonder om te werk.
Tydsbestuursmatriks - Hoe om dit te bou
Die gewildste manier om werktyd te optimaliseer, is die Eisenhower Matrix. Dit is die eerste ding wat geleer word om op te lei in tydsbestuuropleidings. In 'n eenvoudige vierseltabel word take geskryf, gedeel deur prioriteit. In die boonste linkervierkant - dringend en belangrik. Dit sluit in die oplossing van akute krisiswerksmomente, dringende take, projekte waarvan die sperdatums nader. Regs bo - belangrike, maar nie so dringende sake nie. Dit beplan nuwe projekte, evalueer die doeltreffendheid van voltooide projekte, huidige alledaagse take, en identifiseer nuwe aktiwiteitsareas. Die onderste linker sel - take wat minder belangrik, maar dringend is. Dit sluit telefoongesprekke, sommige vergaderings, oorweging van dringende materiaal, sosiale aktiwiteite in. En die laaste sel regs onder - sake is nie belangrik nie en nie dringend nie. Dit is roetine-werk, sommige oproepe, vermaak.
Die effektiefste werkdag word beskou as die een waarin die vierkant bo regs maksimaal gevul word - met sake wat belangrik is, maar nie dringend nie. Dit beteken dat daar tyd is om alle toegewese take te voltooi, alles volgens plan verloop, geen noodtoestand word voorsien nie. As die boonste linkervierkant vol is, beteken dit dat baie take "vir later" uitgestel is, en nou moet u die opgehoopte hoop van dringende en baie belangrike sake opruim. Terselfdertyd versamel dinge wat belangrik is, maar nie dringend nie, wat ook gedoen moet word, maar daar is geen tyd hiervoor nie. En na afloop van die noodgeval, word die volgende een gevorm as gevolg van die feit dat die voormalige nie-dringende sake lank die sperdatums vir die implementering daarvan nader het.
Om so 'n ontwikkeling van gebeure te voorkom, is dit nodig om die Eisenhower-matriks gereeld op te stel, en nie net op 'n werkdag nie. Die doeltreffendste bestuurders doen dit verskeie kere. Aan die einde van die maand - die volgende, versprei die hooftake na die selle. Aan die einde van die week - die volgende een, versprei die huidige werk in die vierkante en maak aanpassings. En voor die einde van die werkdag - die volgende, 'n plan opstel van primêre sake. So 'n verdeling van verantwoordelikhede sal vyf tot tien minute duur, en dit stel u in staat om nie die brein te klop oor watter dinge u eers moet doen nie en watter - later.
Voortdurende verknorsing - wat om te doen?
As dinge ophoop en ophoop, en agt uur van die werker nie genoeg is om al die pligte uit te voer nie, is dit die moeite werd om die gesag te delegeer. Miskien is te veel take opgestel wat nie deur een werknemer hanteer kan word nie. Hierdie situasie is die moeite werd om vir die bestuur duidelik te word. Om dit te doen, moet u 'n taaklys met subitems opstel - wat u moet doen om die taak te voltooi. Nog beter, beplan die tyd wat u spandeer. Dit sal die baas duidelik wys dat dit onrealisties is om die hele werk vir een persoon te hanteer. In hierdie geval kan 'n gedeelte van die take van die bestuurder verwyder word en aan 'n ander werknemer oorgedra word.
