Die sekretaris in die kantoor verrig ook versendingsfunksies. Dit is deur hom dat primêre kontakte en amptelike telefoonkommunikasies gevoer word. Die eerste indruk van u onderneming dat die persoon wat u kontak, afhang van hoe bekwaam en professioneel die sekretaris per telefoon kommunikeer. Daarom moet die sekretaris die etiket ken om die oproepe te kan beantwoord.
Instruksies
Stap 1
Beheer altyd jou emosies en bui. Dit maak nie saak hoe prettig of hartseer jy is om die telefoon op te tel nie, jy moet diskreet en saaklik wees. U toon moet gelyk, kalm en welwillend wees. As u haastig is om nader te kom en uitasem is, haal diep asem en asem uit voordat u die groet sê sodat u asemhaling genormaliseer word.
Stap 2
Begin altyd eers met die gesprek as u 'n oproep ontvang, sonder om te wag op wat die ander kant van die handset vir u sê. Dit moet 'n standaard inleiding en groet wees. Sê hallo en noem die maatskappy wat u gespreksgenoot genoem het. In die geval dat hy homself nie voorgestel het nie, vra om verskoning, vra met wie u praat.
Stap 3
Lees meer oor die probleme en funksies wat deur die afdelings van u onderneming uitgevoer word en deur spesifieke spesialiste opgelos word om inkomende oproepe van klante en klante korrek deur te stuur. Vertel die naam en van van die spesialis met wie u u gespreksgenoot skakel, as u 'n oproep oordra. Vertel aan die werknemer na wie u die oproep geskakel het, die naam van die oproeper en die vraag waarop hy aansoek gedoen het. U moet nie die funksies van 'n konsultant inneem nie, selfs al kan u dit goed doen, laat die persoon sy probleme oplos met die spesialiste wat daartoe gemagtig is.
Stap 4
U kan agtergrondinligting verskaf as sulke vrae opduik: volle naam van u onderneming, van, voornaam en patroniem van die direkteur, sy adjunkte en departementshoofde, kantooradres. Stel en stem saam met die direkteur 'n aparte lys saam met persone vir wie hy altyd vry sal wees.
Stap 5
Hou 'n oproeplogboek by. Skryf alles neer wat u gevra word om oor te dra, moenie op geheue staatmaak nie, om niks belangriks te vergeet nie. Alle inligting moet aan diegene vir wie dit bedoel is, deurgegee word. Spesifiseer die naam van die onderneming of die van en voornaam van die persoon wat skakel, skryf die telefoonnommer neer wat u kan terugbel, die datum en tyd van die oproep.
