In groot organisasies kry die meeste besoekers gewoonlik die inligting wat hulle benodig uit die sekretariaat. Watter indruk van kommunikasie sal die assistentbestuurder laat? Sal die kliënt weer wil skakel? Sal die belangstellende omvattende antwoorde op hul vrae kry? Om vertroue te hê in die positiewe eienskappe van die sekretaresse, moet u verantwoordelik voorberei vir die eerste vergadering en bekwaam 'n onderhoud organiseer en voer.
Instruksies
Stap 1
Die sekretaris is die gesig van die maatskappy. Evalueer eerstens die aansoeker se voorkoms. Dit is immers nie verniet dat hulle deur hul klere begroet word nie, maar dat hulle deur hul verstand begelei word. Hoe netjies en verwelkomend 'n sekretaresse daar uitsien, kan 'n groot bydrae lewer tot die verkryging van die kontrak wat u benodig of onderhandel oor toekomstige onderhandelinge. As u u eie "beeld" het, probeer om na u intuïsie te luister. As u dit goedkeur in die posisie van iemand wat interne teenstrydighede vir u veroorsaak, sal dit waarskynlik moeilik wees om met hom saam te werk, want die sekretaris is nie net die gesig van die maatskappy nie, maar ook die regterhand van die bestuurder. Moet egter nie dadelik iemand goedkeur wat u sal behaag met 'n helder, pragtige voorkoms nie. 'N Mooi prentjie kan vinnig vervelig word, en die koerante sal ongemonteer bly.
Stap 2
Luister aandagtig tydens die gesprek: die sekretaresse sal met kliënte kommunikeer, telefoongesprekke voer en briewe opstel. Sy toespraak moet bekwaam wees, die eindes konsekwent en die toon welwillend. Let veral op die teenwoordigheid van sogenaamde parasitiese woorde in spraak. As die monoloog van die aansoeker gevul is met onnodige 'dit beteken dus', 'so te sê', 'u', 'wel', sal u waarskynlik nie die afwesigheid van hierdie uitdrukkings in 'n besigheidsomgewing bereik nie. Die gebruik van jargon en sleng word as onaanvaarbaar beskou, tensy u self toelaat dat die gesprek informeel loop.
Stap 3
Vra die sekretaresse om die diktaat in te tik. U kyk dus na drie belangrike eienskappe tegelyk: druksnelheid, skryfgeletterdheid en persoonlike rekenaarvaardighede. Maak stilistiese foute en let op die reaksie van die aansoeker. As hy die beste manier is om 'n frase saam te stel, kan hy dit met 'n "plus" merk.
Stap 4
Bestudeer die CV se sekretaris noukeurig. Let op vorige poste, vra die aansoeker oor die redes waarom hy vertrek. 'N Beleefde en spitsvondige persoon sal nooit onpartydig praat oor 'n voormalige leier,' modder gooi 'na die span of oor sy eie foute praat nie. Die mees aanvaarbare antwoord wat u kan hoor, is 'n wanverhouding in die salarisverwagtinge. Beklemtoon die sleutelwoorde in die teks van die CV en in die verhaal van die gespreksgenoot: stiptelikheid, ordelikheid, spanningweerstand, geselligheid, beleefdheid. Onthou dat die sekretaris dikwels die skakel tussen die verskillende afdelings van die organisasie is; sowel die stemming van die bestuurder as die gemak, vriendelike atmosfeer en orde in die hele kantoor kan afhang van sy professionele en persoonlike eienskappe.
