Die prosedure vir die uitreiking van bestellings vir die onderneming word bepaal deur die instruksies vir kantoorwerk. Terselfdertyd word die boekhouding en bewaring van hierdie dokumente bewaar in 'n spesiale bestellingsregistrasieboek wat in elke organisasie moet voorkom.
Instruksies
Stap 1
Skep 'n register van bestellings. In groot ondernemings word dit deur 'n aparte klerk gedoen; klein maatskappye stel 'n verantwoordelike persoon vir hierdie doeleindes aan. U kan beide die goedgekeurde vorm van die registrasieboek gebruik en onafhanklik ontwikkel.
Stap 2
Skep die omslag van die bestelboek. Dit moet van digte materiaal gemaak word sodat die bestelblaaie nie kreukel tydens opberging nie. Daar moet kennis geneem word dat hierdie dokumente minstens vyf jaar by die onderneming moet bewaar word.
Stap 3
Skryf die naam van die onderneming, die titel en die tydperk op die buiteblad neer. Afhangend van die frekwensie van die uitreiking van bestellings in die organisasie, kan die registrasielogboek vir 'n maand, kwartaal of jaar bereken word. Die agterkant van die omslag bevat inligting oor die persoon wat verantwoordelik is vir die instandhouding en berging van die dokument.
Stap 4
Kies een van die maniere om bestellings in die registrasieboek op te slaan. Dit kan in 'n boek vasgeplak word of met 'n band geplaas word. Die tweede opsie is verkieslik as u een van die bestellings moet kry en 'n afskrif daarvan moet maak. Alle bestellings moet in chronologiese volgorde gerangskik word. Sommige ondernemings laat rugsteunommers agter wat nodig is om bestellings terugwerkend te verwerk. Hierdie metode is egter onwettig, dus moet u dit nie misbruik nie.
Stap 5
Ontwikkel 'n algemene vorm vir ondernemingsbestellings. In die reël is dit 'n briefhoof, in die boonste gedeelte van die onderneming wat vooraf voorbereide besonderhede bevat: naam, adres en registrasie-inligting.
Stap 6
Reik die bestelling uit. Voer sy nommer en datum van samestelling in. Stel daarna 'n titel op wat die vraag 'waaroor' kortliks moet beantwoord. Die hoofteks bestaan uit 'n verklaring van die basis van die bevel en die administratiewe gedeelte. Aan die einde word die handtekening van die hoof of ander gemagtigde persoon aangebring.
Stap 7
Daarna word die bestelling in die bestelregistrasieboek opgestel. As die dokument die werknemers van die onderneming raak, word daar byvoorbeeld 'n kommissie gevorm, dan moet hierdie persone daarop let dat hulle die bestelling gelees het en hul handtekening geplaas het.
