Sommige maatskappye het dekades lank dokumentasie. Om te verhoed dat belangrike papiere kreukel of verlore gaan, moet dit in vouers van harde karton of plastiek gebêre word. Gee elke kontrak 'n afsonderlike nommer vir identifikasie.
Instruksies
Stap 1
Hou 'n boek van rekords om dit maklik te maak om die verlangde kontrak te vind. Gee die dokument 'n nommer en voer dit in hierdie joernaal in. Bykomend tot die nommer, voer die datum van die kontrak in. Die inskrywing in die joernaal moet so lyk: 1. Kontraknr. 123TP gedateer 22.02.2011. In die aantekeninge kan u die kern van die kontrak aandui, indien dit vereis word deur die korporatiewe styl van dokumentasie.
Stap 2
As daar verskeie regspersone in die maatskappy is, moet u 'n afsonderlike kontrakboek vir elkeen opstel. Gebruik konvensionele simbole in u notasie. Skryf byvoorbeeld die kontrakte van Masha and Bears OJSC as 123MM neer. En merk die sekuriteite van ZAO "Three Little Pigs" met 123TP. Ken die getalle toe om verwarring te voorkom.
Stap 3
Wanneer die goedkeuring deur al die goedkeurings, wat deur die algemene direkteure van albei partye onderteken is, geslaag is, is seëls geplaas, kan dit in 'n vouer gelê word. Kies vouers met 'n harde omslag - dit verseker die veiligheid van dokumente. Elke regspersoon het sy eie vouer nodig.
Stap 4
Voor die lakens. Neem 'n gaatjie en slaan nuwe gate. Plaas die dokument in 'n vouer en beveilig dit met spesiale antennas. Skei die een kontrak van die ander met 'n leë A4-vel.
Stap 5
U kan ook kontrakte op 'n ander manier indien. Dit benodig deursigtige lêers. Plaas elke dokument in 'n aparte lêer en plak dit in 'n vouer.
Stap 6
Moenie te veel kontrakte in een vouer stoor nie - dit kan kreukel. Die vouer moet maklik toegemaak kan word, en individuele velle moet nie uitsteek nie.
Stap 7
Hou 'n aparte rak in die kas vir die stoor van vouers met kontrakte. Skryf die jaar en die regspersoon wat die dokumente besit in die lêergids. Dit sal u in staat stel om vinnig die regte vraestelle te vind indien nodig.
Stap 8
Dit is nie nodig om te alle tye vouers met kontrakte van drie jaar gelede te hou nie. Rangskik dit in kartondose, onderteken die jaar en die regspersoon waarvoor die dokumente uitgereik word. Stuur die bokse na die pakhuis. Kies 'n droë plek vir berging. Vog is skadelik vir papier.
