In die personeeldienste van organisasies, ondernemings word 'n groot aantal dokumente gestoor: bestellings vir verhuring, toekenning van vakansies, oordragte, toekennings, addisionele kontantbetalings, ontslag en ander. Die belangrikheid van die bewaring van sodanige dokumente is te wyte aan die behoefte om rekords te hou van die dokumente van elke spesifieke werknemer. Die taak om dokumente in die saak korrek en vinnig te vorm, word aan die personeelbeamptes toevertrou.
Instruksies
Stap 1
Vorming van sake is die plasing van uitgevoer dokumente in sake. Groepeer dokumente in sake vir elke kalenderjaar, behalwe gevalle wat aanvanklik gevorm is en nie binne een kalenderjaar is nie. Sulke sake sluit in: persoonlike lêers van studente, werknemers, werkers, forensiese sake, pensioengevalle, mediese geskiedenis, asook ander boekhoudkundige dokumente.
Stap 2
Die finale vorming van die persoonlike lêers van studente, studente, nagraadse studente moet na afstudering aan 'n onderwysinstelling of nagraadse studie geskied; werkers en werknemers - na hul ontslag; mediese geskiedenis - na die ontslag van die pasiënt; hofsake - onmiddellik na afloop van die verhoor en die uitspraak; pensioengevalle - nadat pensioenbetalings beëindig is.
Stap 3
Wanneer u vir argiefopberging voorberei, kombineer u die persoonlike lêers van werknemers wat ontslaan is in persoonlike lêers, indien die aantal velle nie meer as tweehonderd-en-vyftig is nie. Dieselfde geld vir persone wat aan 'n onderwysinstelling gegradueer het. U kan ook 'n individuele persoonlike lêer as 'n aparte bergingseenheid skep. Hierdie reël is van toepassing op persoonlike lêers van permanente berging.
Stap 4
Oorweeg die verskillende bewaringstydperke wanneer u persoonlike lêers skep. Met betrekking tot gevalle van langtermyn- en permanente rakleeftyd, moet u dit afsonderlik vorm en dit ook by verskillende voorraad insluit.
Stap 5
Groepeer personeellede in sake volgens die vasgestelde bewaringstydperke. Binne elke persoonlike lêer word dokumente in chronologiese volgorde ingevoer, dit wil sê vanaf die begin tot die einde van die jaar, sowel as op die datum van goedkeuring, samestelling, registrasie.
Stap 6
Gevalle wat gevorm word uit persoonlike rekeninge, persoonlike kaarte, werkboeke, sowel as uitrustings van persoonlike lêers, sistematiseer streng in alfabetiese volgorde. As u so 'n ontwerp gebruik, moet u die volgende drie letters in die name van die persone waarop 'n persoonlike lêer oopgemaak is, aandui.
