Die persoonlike lêers van alle afgetrede en afgetrede werknemers moet na die argief gestuur word vir bewaring (artikel 17 van die federale wet nr. 125-F3). 'N Werknemer van die personeelafdeling is verplig om vouers met dokumente voor te berei en van hand tot hand aan 'n gemagtigde werknemer van die argief oor te dra.
Nodig
- - vouers;
- - bindmiddel;
- - potlood;
- - voorraad;
- - dra inventaris oor.
Instruksies
Stap 1
Voordat u persoonlike lêers in die argief indien, moet u alle beskikbare dokumente wat in die personeeldepartement gebly het, noukeurig voorberei nadat werknemers ontslaan is. Die wetgewing bepaal sekere sperdatums waarbinne dit nodig is om die persoonlike lêers van werknemers vir argiefbewaring oor te dra. Dit moet nie langer as 12 maande nadat die ontslag plaasgevind het, oorskry nie.
Stap 2
Rangskik elke persoonlike lêer in omgekeerde chronologiese volgorde. As die eerste bladsy tydens indiensneming 'n aansoek deur 'n werknemer vir 'n werk geskryf is, sal die eerste bladsy in argiefdokumente 'n bedankingsbrief wees.
Stap 3
Alle velle is in die regte volgorde gevou, lêer met 'n band, nommer in volgorde. Maak 'n inventaris op 'n aparte vel. Voer al die gebonde bladsye van u persoonlike lêer onder die reeksnommer in.
Stap 4
Heg die inventaris bo-aan alle bladsye aan. As u 'n persoonlike lêer vir elke werknemer afsonderlik invul, plaas dit in 'n kartonmap, skryf met groot blokletters die eerste letter van die werknemer se naam en die jaar van ontslag.
Stap 5
Wanneer sake na die argief oorgedra word, is dit toelaatbaar om verskeie gevalle van afgetrede werknemers in een vouer te plaas, maar die aantal velle daarin mag nie meer wees as 250 nie. In een vouer moet u die gevalle van afgetrede werknemers in een jaar plaas, waarvan die name begin met dieselfde letter. Sodanige registrasie van persoonlike lêers word meestal in groot ondernemings gebruik, waar 'n groot hoeveelheid personeel gedurende een jaar verbygaan.
Stap 6
Stel vir alle voorbereide sake 'n oordragblad op wat 'n eenvormige vorm het. Skryf in kolom nr. 1 die reeksnommer van elke saak neer, in kolom nr. 2 - die indeks van elke saak volgens die benaming, nr. 3 - die naam van die opskrifte van die sake, nr. 4 - datums, No. 5 - die aantal velle wat vir elke geval afsonderlik oorgedra is, nr. 6 - opbergperiodes, # 7 - byvoegings of bestaande aantekeninge.
