'N Persoonlike lêer is 'n versameling dokumente wat inligting bevat oor 'n werknemer vanaf die ondertekening van die diensbevel tot op die datum van uitreiking van die ontslagbevel. In ons land is dit verpligtend om persoonlike lêers slegs vir staatsamptenare by te hou. Die meeste ondernemings en organisasies verkies egter om werknemersdata te organiseer en aan te teken.
Instruksies
Stap 1
Die persoonlike lêer bevat gewoonlik die volgende inligting oor die werknemer: 'n persoonlike rekordblad, afskrifte van onderwysdokumente, 'n afskrif van die bevel en aansoek om diens, 'n dienskontrak, wysigings en aanvullings daaraan, dokumente oor sertifisering gevorderde opleiding, en ook ander dokumente wat nodig is vir die personeeldiens ('n afskrif van 'n huweliksertifikaat, geboortesertifikaat, paspoort, militêre ID, ens.).
Stap 2
Die persoonlike lêer van elke werknemer word opgestel in 'n aparte vouer met 'n kartondeksel - 'n bindmiddel. Dit bevat die vereistes: van, naam, patroniem van die werknemer, datum van opening van die saak. Nadat die werknemer ontslaan is, word die persoonlike lêer gesluit. Dokumente moet sonder versuim in die argief ingedien word.
Stap 3
Geslote persoonlike lêers word genommer, 'n interne inventaris van saakdokumente word opgestel. Die dokumente in die vouer word in chronologiese volgorde versamel - vanaf die oomblik dat die werknemer opdaag tot die datum van ontslag. 'N Interne voorraad word in dieselfde volgorde opgestel. Die nommering van die velle van die inventaris is apart van die nommering van die dokumente van die persoonlike lêer.
Stap 4
Persoonlike lêers van werknemers word slegs aan die bestuurder of ander persone uitgereik in opdrag van die bestuurder, sowel as aan die werknemer self. Inligting wat in 'n persoonlike lêer gestoor word, is vertroulik, wat beteken dat dit nie aan vreemdelinge bekend gemaak kan word nie. Dit is verbode om veranderinge aan te bring in die vorige dokumente van die persoonlike lêer, sowel as om dit uit te haal.
Stap 5
Die MH-afdeling hou slegs rekords van huidige werknemers. Die afgedankte werknemers se dokumente word na die argief oorgedra. Dit word 75 jaar daar gestoor, en die persoonlike lêers van bestuurders, bestuurders sowel as persone met toekennings en grade is onbepaald.
