In die loop van sy produksieaktiwiteite skep enige onderneming baie dokumente wat vir sommige, en soms nogal lank, gestoor moet word. Hiervoor is die organisasie van die argief nodig.
Instruksies
Stap 1
Skep die nodige voorwaardes vir die stoor van dokumente in die argief. Eerstens moet die kamer beskerm word teen direkte sonlig, die lugvog moet nie die toelaatbare vlak oorskry nie en toegang tot ongemagtigde persone moet ook gesluit word.
Stap 2
Let daarop dat die plasing daarvan volgens houtvereistes, vervalle geboue, geboue met vogtige fondamente, solder of kelder nie volgens die vereistes vir die argiewe se perseel nie toegelaat word nie. Terselfdertyd moet die perseel wat bedoel is vir die stoor van verskillende argiefdokumente in die aangepaste gebou, geïsoleer word van die res van die perseel wat in hierdie gebou geleë is. Dit is ook nie toegelaat om die argief op die perseel van die gebou te plaas nie, wat bewoon word deur openbare spysenieringsdienste, organisasies wat chemiese of brandgevaarlike stowwe stoor, voedselpakhuise.
Stap 3
Soek die organisasie se argief in 'n gebou wat aangepas is of spesiaal gebou is om rekords te stoor. Die kamer moet verwyder word van gevaarlike voorwerpe in ooreenstemming met die brandveiligheid. Dit sluit byvoorbeeld parkeerterreine, vulstasies, motorhuise in. Daar mag ook geen voorwerpe wees wat die lug in die omgewing van die argief van die onderneming besoedel nie.
Stap 4
As u 'n kamer kies wat geskik is vir die organisering van 'n argief, moet u in ag neem dat verskillende kamers nodig is vir die normale werking van die argief: argiefopberging; ruimte vir die ontvangs van dokumente; persele vir die gebruik van gestoorde dokumente; werkskamer vir argiefwerknemers.
Stap 5
Skuif die argiefstoorplek weg van laboratorium-, huishoudelike en industriële persele. Let terselfdertyd daarop dat dit nie gewone ventilasiekanale by hulle het nie en dat dit van naburige kamers geskei is deur gebruik te maak van brandwerende mure en plafonne met 'n brandweerstand van ten minste twee uur. Ook in die argiefkamer is die aanleg van riool- en watertoevoerpype uitgesluit.
Stap 6
Stel op vir die organisasie van bewaring "Regulasies oor die bewaring van dokumente" en keur dit met die hoof goed. Daarbenewens moet op bevel van die hoof 'n persoon aangestel word wat verantwoordelik is vir die argief. Daar word ook 'n spesiale kundigheidskommissie in die lewe geroep wat van tyd tot tyd 'n ondersoek sal doen na dokumente vir die nakoming van hul bewaringstydperke.
