Korrek georganiseerde kantoorwerk is een van die komponente van die suksesvolle werk van enige (selfs 'n klein) onderneming. Die eerste indruk van sakevennote hang inderdaad af van hoe die hoofdokumente (bestellings, instruksies, briewe, ens.) Opgestel word. Dit is ook belangrik hoe vinnig die vloei van inkomende, uitgaande en interne dokumentasie deurloop.
Instruksies
Stap 1
'N Spesifieke werknemer moet verantwoordelik wees vir die werkvloei by die onderneming. As die onderneming nie baie groot is nie, is dit 'n sekretaris, 'n assistent-sekretaris. As die organisasie meer as een onderafdeling bevat (veral as hulle verskillende gebiede het), word 'n voorskoolse onderwysinstelling georganiseer (dokumentasie-ondersteuning van die bestuur).
Dit is hulle wat die maatskappy se instruksies vir kantoorwerk ontwikkel, dit hersien en veranderings aanbring. Wanneer u die dokument voorberei, kan u die "Reëls vir kantoorwerk in federale uitvoerende liggame" as basis neem.
Stap 2
Dit is 'n belangrike, belangrike fase, want Na goedkeuring van die instruksies vir kantoorwerk moet dokumente in die onderneming ooreenstem met 'n sekere styl:
- ligging van besonderhede (lengte, hoekig);
- korporatiewe lettertipe;
- formaat (papierformaat, inspringings).
Benewens die voorbeeldvorms van die onderneming, moet die instruksies sake soos die organisering van registrasie van inkomende / uitgaande dokumente weerspieël; organisering van beheer oor die uitvoering van dokumente en besluite geneem; voorbereiding en oordrag van dokumente na die argief, ens.
Stap 3
Die vorming van vouers waarin dokumente van 'n sekere onderwerp ingedien word, moet volgens die nomenklatuur van sake geskied. Dit word ontwikkel deur die persoon wat verantwoordelik is vir rekordhouding, aan die hand van die "Lys van standaardbestuursdokumente wat gegenereer word in die aktiwiteite van die organisasie, wat die bergingstyd aandui."
Stap 4
Vanweë die feit dat die werk aan die ontwikkeling van die benaming van sake omvangryk is, uitgebreide kennis verg, is dit korrekter om werk daaraan te organiseer met die betrokkenheid van verteenwoordigers van individuele dienste en departemente. Hulle stel lyste op van sake (wat ook die bewaringstydperke aandui) wat in die diens of departement gevorm word, en die voorskoolse opvoedkundige instelling maak 'n samevattende nomenklatuur van sake vir die onderneming.
Stap 5
Om die werk met dokumente te vergemaklik, gebruik 'n toenemende aantal ondernemings 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel (EDMS). Dit is moontlik om 'n doeltreffende EDMS vir enige onderneming te kies (met die aantal werknemers 7 of 2000). Die doeltreffendste in terme van prys / kwaliteit-verhouding is tans stelsels soos "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Maar selfs as u nog nie 'n EDMS kan koop nie, sal standaard Microsoft Office-programme tot die redding kom. Met behulp van die gebruiklike middele van Word, Excel, PowerPoint, is dit heel moontlik om die ontwerp van dokumente te orden volgens die vereistes van die korporatiewe identiteit, en elektroniese dokumentvloei op te stel.
