Behoorlike bewaring van dokumente is 'n belangrike element van kantoorwerk. Voordat u die vraestelle na die argief stuur, moet dit geflits word. Om dit te doen, moet u die basiese reëls vir die argivering van sake ken.
Dit is nodig
- - awl;
- - naald;
- - harde draad;
- - gom.
Instruksies
Stap 1
Nommer al die velle met 'n swart loodpotlood. Die nommer word in die regter boonste hoek geplaas. Plaas die dokumente in chronologiese volgorde, begin met die oudste. As daar koeverte met aangehegte dokumente is, moet u die koevert nommer, en dan elke dokument daarin.
Stap 2
Verwyder alle skuifspelde en ander metaalonderdele. As u dokument nie 'n indieningsmarge het nie, plak 'n stuk papier daarop. Berei al die papiere voor vir stikwerk deur die vier lekke te baseer en in die kartondeksel te plaas.
Stap 3
Die bondels dokumente moet met 'n klem vasgeklem word, met 'n pryl deurboor word of met 'n spesiale apparaat vir die stiksel van dokumente geboor word. Sonder die klemme te verwyder, naaldwerk die papier met 'n lang naald met behulp van growwe draad, tou of band.
Stap 4
Vir korrekte naaldwerk is dit nodig om die naald van die agterkant af in die gaatjie in die tweede agtereenvolgende gat te plaas, die naald langs die agterkant te laat beweeg en weer terug te keer na die tweede gaatjie. Daarna moet die naald na die voorkant gebring word en die tweede gaatjie toegewerk word, maar reeds van bo af. Die draad word van agter af uitgetrek en die twee punte daarvan is vas sodat die draadsterte met papier (opspoorpapier) verseël kan word.
Stap 5
Die seël van die organisasie word op die papier vasgeplak aan die drade, en amptenare (direkteur, hoofrekenmeester) teken ook. Op die kartondeksel word 'n inventaris van dokumente geplak wat in 'n bondel geberg word. Dit moet die naam van die organisasie en sy strukturele eenheid aandui, die datum bevat, die bewaringstydperk van dokumente en die argiefkode aandui, indien dit in u organisasie aanvaar word.
