Belangrike dokumentasie - kontrakte, fakture, handelinge - moet lank in die maatskappy gehou word. Vir sommige effekte is hierdie tydperk vyf of selfs tien jaar. Om te verhoed dat die dokumente kreukel of verlore gaan, moet dit behoorlik ingedien en geargiveer word.
Nodig
- - vouers - bindmiddel;
- - deursigtige lêers - sakke.
Instruksies
Stap 1
Wag totdat 'n kontrak aanhangig gemaak word deur alle belanghebbende partye. Kry handtekeninge van die uitvoerende hoofde van beide kante en plak hul seëls op. Maak dan afskrifte van die dokument en gee dit uit aan alle betrokkenes.
Stap 2
Gee die kontrak 'n nommer. Dit moet syfers en letters bevat. Byvoorbeeld, 123-AB. Voer die nommer in waarop die dokument onderteken is.
Stap 3
Skep 'n kontraklogboek. Tik daar die dokumentnommer, die datum van ondertekening en die regspersoon waartoe dit behoort, in. Die getalle moet in orde wees, die een na die ander, afhangend van wanneer die kontrak onderteken is.
Stap 4
As daar verskeie regspersone in die maatskappy is, moet elke kontrakjoernaal sy eie hê. Dit sal verwarring voorkom.
Stap 5
Sit die kontrak in 'n aparte lêer. Plaas alles in een sak as daar veelvuldige kontrakte is. Dit sal dit makliker maak om dokumente te vergelyk en dit te vind indien nodig.
Stap 6
Plaas die lêer in die band en hou dit vas met die spesiale houers. Moenie dit styf invul nie, die dokumente is verrimpeld. Skryf die regspersoon, die dokumente waarvoor daarin gestoor is, asook die jaar waarop dit onderteken is, aan die ruggraat van die lêergids.
Stap 7
Na die verstryking van drie jaar kan die vouers met kontrakte na die pakhuis gestuur word. Vou dit in kartondose en plaas dit op 'n plek wat nie toeganklik is vir vog nie. Dui ook op die verpakking aan die regspersoon waarop die dokumente betrekking het en die jaar waarop die kontrakte onderteken is.
Stap 8
Fakture en handelinge word op dieselfde manier as kontrakte ingedien. Maar in plaas van 'n papierregister met dokumente, is dit beter om 'n elektroniese register te hê. Byvoorbeeld in die program "1C: Accounting". U kan dit gratis hier aflaai: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Dit sal u toelaat om nie net rekords te hou van alle sekuriteite nie, maar ook om verskillende bewerkings daarmee uit te voer - om addisionele eksemplare af te druk, foute reg te stel, ens.
