U het dringend 'n dokument nodig, maar u weet nie waar u dit neergelê het nie? Bring orde in u kantoorlewe, rangskik alles in genommerde vouers - dit sal u werk vergemaklik.
Ons plaas dinge in die koerante
As daar min dokumente is wat verband hou met een toepassingsgebied, moet dit alles op een plek geplaas word, verkieslik in 'n vouer. Maar in die reël is een map nie genoeg nie, dit moet 'n aantal daarvan wees. Byvoorbeeld, 'n vouer met die samestellende dokumente van 'n maatskappy, vir briewe, vir kontrakte met verskaffers, ens.
Met die uitbreiding van die onderneming neem die aantal vouers toe. U het miskien nie een nodig nie, maar wel verskeie rakke daarvoor. En dan verskyn werknemers wat hul eie dokumentstroom en hul vouers sal hê. Dit wil sê, die eerste reël van orde is die verspreiding van dokumente in tematiese vouers wat op 'n rak moet wees.
Nou vervaardig die bedryf horisontale en vertikale skinkborde. Dit is baie prakties, neem min plek in, pas goed op die tafel en maak dit moontlik om al die basiese en gereeld gebruikte dokumente byderhand te hê, sonder om nuwe meubels te koop.
Register
As daar baie dokumente is, kan u 'n spesiale register (registrasiejoernaal) daarvoor of vir verskeie opstel. Byvoorbeeld logboeke van inkomende en uitgaande dokumentasie. Dit bevat die datum van registrasie en die inkomende (uitgaande) dokumentnommer, die kort inhoud en / of naam daarvan en waarheen die dokument gestuur word (na watter departement, aan watter amptenaar dit oorhandig is, in watter vouer dit geplaas word, ens.).
As daar baie dokumente en baie soortgelyke vouers is (binne die betekenis), sal u 'n register van dokumente in elke vouer nodig hê, dit wil sê 'n lys daarvan wat geneste is of op een of ander manier in die middel van die lêergids. Aan elke dokument kan 'n nommer toegeken word (as dit nie voorheen daar was nie) of u kan dit gee. Dan hoef u nie al die dokumente deur te blaai nie, maar kyk net na die lys en neem dan die nodige nommer.
Plaas dokumente in die toepaslike vouers, bakke en rakke, begin dit betyds, en u vind alles vinnig en maklik.
Hou die werkplek netjies
Die werkplek moet in orde gehou word. Probeer om u tafel daagliks of ten minste een keer elke paar dae skoon te maak. U kan die nodige dokumente op die tafel laat, die res in vouers, op skinkborde en rakke sit, en as u dit van iemand afgevat het, dan terugstuur. Slegs as u dit gee, is dit beter om goed te onthou wie dit of selfs neerskryf.
En uiteindelik. 'N Persoon wie se dokumente altyd in plek is, maklik gevind word en betyds ingebring word, altyd in 'n goeie toestand met die owerhede. Ons wens u dit van harte toe.
