By die opstel van personeelopdragte moet daar baie aandag gegee word aan die regsbetekenis daarvan. Om wetlik bindend te wees, moet dit 'n aantal nodige besonderhede bevat, insluitend die registrasie-indeks of, met ander woorde, die dokumentnommer. Die reëls vir die registrasie van bestellings word bepaal deur die plaaslike dokument van die instelling, maar daar is ook algemene reëls.
Instruksies
Stap 1
Die volgorde van die bestelling vir personeel is ook die registrasienommer (indeks). Die nommer van alle bestellings (bestellings) vir personeel moet gedurende die kantoorjaar afsonderlik vir elke groep administratiewe dokumente in spesiale registrasievorms gehou word.
Die bedryfsjaar val gewoonlik saam met die kalenderjaar (1 Januarie - 31 Desember). Maar daar is uitsonderings, byvoorbeeld instellings van kultuur, onderwys, ensovoorts, waarin die kantoorjaar op 1 September begin.
Stap 2
Om mee te begin, moet u alle bestellings in verskillende groepe onderskei. Verdeel papiere volgens hul rakleeftyd in dokumente van langtermynopberging en dokumente van korttermynopberging.
In groot organisasies met 'n groot aantal werknemers, kies gerieflikheidshalwe verskeie groepe oor 'n homogene onderwerp binne die reeks bestellings met dieselfde stoorperiode.
Dokumente vir langtermynopberging kan byvoorbeeld in groepe verdeel word: bestellings vir toelating, bevele om ontslag, bestellings vir oordrag. En papiere vir korttermynopberging kan in reekse gedifferensieer word: bestellings vir vakansies, bestellings vir sakereise.
In organisasies met 'n baie groot aantal personeel is dit soms nodig om letterbenamings van bestellings vir elke kategorie personeel te ontwikkel.
Stap 3
Registreer verder elkeen van hierdie groepe bestellings op personeel in spesiale vorms. As registrasievorm kan u 'n joernaal, registrasie- en beheerkaarte of 'n elektroniese dokumentbestuurstelsel gebruik. Elk van hierdie vorms het voor- en nadele.
Registrasie- en beheerkaarte en elektroniese archiefkaste, wat mekaar gewoonlik dupliseer, is makliker om te organiseer en te soek. Logs bied meer inligtingsekuriteit.
Registrasievorms het nie 'n streng standaard nie, maar bevat gewoonlik die volgende inligting:
- die datum;
- reeksnommer van die bestelling;
- wie onderteken het (posisie, van);
- 'n opsomming van die bestelling;
- basis;
- uitvoerder.
Stap 4
Om bestellings volgens raamwerk te nommer, hoef u net na die ooreenstemmende joernaal te kyk en die volgende indeks aan die dokument toe te ken.
