In die proses van werk en voorbereiding van dokumente word 'n belangrike rol toegeken aan die goedkeuring daarvan, wat intern kan wees, waar dokumente deur departemente van die organisasie self of ekstern onderskryf word, en wat verband hou met die goedkeuring van dokumente deur ander instansies. 'N Wettig korrek ooreengekome dokument verleen die reg om aksies te neem waarvoor voorsiening gemaak word deur wette, norme en reëls. Dokumente wat die goedkeuringsprosedure geslaag het, word verseël of gestempel.
Instruksies
Stap 1
Om te werk as 'n werknemer van 'n organisasie, waarvan die verantwoordelikhede interne en eksterne goedkeuring van dokumente insluit, is dit nodig om duidelike inligting te hê oor watter departemente van die onderneming verantwoordelik is vir hul goedkeuring.
Stap 2
Maak 'n lys van dokumente wat gedurende die hele periode van werk goedgekeur moet word. Wees duidelik oor die departemente wat verantwoordelik is vir hul goedkeuring. Stel 'n tabel op wat die soorte dokumente aandui wat onderhewig is aan verpligte goedkeuring, departemente wat verantwoordelik is vir die uitvoering van hierdie werk, posisies, vanne, name, patronimieke van werknemers, hul telefone en e-posadresse.
Stap 3
Besluit die dokument wat goedgekeur moet word. Maak 'n plan met die volgorde waarin u met die departemente in u organisasie kontak. Ontdek die sperdatums vir die voltooiing van die werk deur met elke werknemer van alle afdelings van die onderneming te praat wat verantwoordelik is vir die goedkeuring van die dokument.
Stap 4
Let goed op die goedkeuringsvoorwaardes van die dokument en reageer vinnig op die veranderinge wat deur die werknemer van die departement aangebring word. As u twyfel oor die wysigings wat in die dokument aangebring is, raadpleeg die spesialiste van die organisasie om al die nuanses duidelik te maak. Dit sal help om die goedkeuringstyd in die toekoms te verkort, en sal u in staat stel om die dokument wettig op te stel.
Stap 5
In elke afdeling van die organisasie word 'n visum op die dokument aangebring nadat die goedkeuringsprosedure geslaag is. Dit kan 'n afdelingsstempel of 'n 'Goedgekeurde' stempel wees met 'n aanduiding van die werknemer se posisie, naam en handtekening. Maak seker dat elke werknemer wat verantwoordelik is vir die goedkeuring van die dokument dit korrek onderteken. Andersins sal dit nie deur die hoof van die organisasie onderteken word nie.
Stap 6
Die hoof van die onderneming is die laaste skakel om die dokument te onderskryf. Die dokument word slegs as wetlik ooreengekom as dit deur die bestuur, werknemers van alle departemente, die seël of stempel van die onderneming onderteken word.
Stap 7
Kyk na die lys van organisasies waarop u aansoek moet doen as u eksterne koördinering van dokumente benodig wat deur verskillende instansies goedgekeur moet word. Vind gedetailleerde inligting oor die departemente en hul werknemers wat by koördinasie betrokke is. Bel hulle of stuur 'n e-pos met die vereiste lys van dokumente. Stem saam oor 'n vergadertyd.
Stap 8
Stel 'n lys op van kwessies wat verband hou met die tyd van goedkeuring en die prosedure om veranderinge aan te bring vir die werknemer van die instansie wat betrokke is by die eksterne goedkeuring van dokumente. Maak 'n amptelike verklaring in die voorgeskrewe vorm met die lys van dokumente waaroor ooreengekom moet word. Beheer die tydsberekening van die goedkeuring van dokumente en die korrektheid van die uitvoering daarvan.
