'N PR-bestuurder moet kundig wees oor sy werk. Dit verklaar die noodsaaklikheid om argiewe van belangrike inligting, wat persdossiere of mediadossiere genoem word, te onderhou.
PR-bestuurdersargief
'N Persdossier word versamel vir alle belangrike nuusitems, persone en gebeure wat die reputasie van die organisasie direk of indirek beïnvloed.
Dit is optimaal om aparte vakkies te hou volgens:
- gereelde en eenmalige geleenthede: uitstallings, seminare, ronde tafels, vergaderings en sakedinee;
- sleutelpersone, meningsleiers, bondgenote van die posisie van die organisasie en sy teenstanders;
- onderwerpe wat gereeld deur die PR-diens behandel word. Dit is belangrik om nie net die organisasie se eie materiaal te versamel nie, maar ook openbare reaksie, redaksionele materiaal, kundige kommentaar, ens.
- bedryfsmedia en joernaliste.
'N Persdossier, soos enige argief, moet 'n dinamiese inligtingsbasis wees waarin inligting gereeld bygewerk word en vars inligting noukeurig versamel word.
Versamelingstegniek
Aan die tegniese kant kan die persdossier gedruk of elektronies wees. Om die werk aan die persdossier te beperk, is dit meestal toelaatbaar om beide aanvullende argiefopsies te hê.
Die persdossier bevat publikasies in die media, PR-diens se eie materiaal. Vir persone word biografieë, foto's, persoonlike data (met die persoon se toestemming), persoonlike kontakbesonderhede en telefone van assistente gebruik. Dit is belangrik om die persdossier vir die gebeure saam te stel uit die programme van die geleentheid, besluite, uitdeelstukke van deelnemers en kontakte van die organiseerders.
'N Spesiale plek in die persdossier word beklee deur inligting oor die media en joernaliste. 'N PR-spesialis moet 'n gedetailleerde beskrywing van elke gespesialiseerde media gee, ongeag of die organisasie tans met die redaksie in wisselwerking is. Die rou data moet inligting bevat oor die verspreiding (as dit 'n gedrukte publikasie is), bywoning (vir internetbronne), inligting oor die stigters, die uitvoerende hoof, die redakteur en joernaliste in die bedryf.
Die geboortedatums van alle mediavennote, ongeag watter posisie hulle in die redaksionele hiërargie beklee, sal nooit oorbodig wees nie. 'N Gewone werknemer en die hoof van 'n mediakorporasie sal ook net so bly wees as die PR-diens van 'n vriendelike organisasie hulle gelukwens met 'n klein poskaartjie of 'n welige blommetjieboeket. Inligting oor joernaliste word die beste beperk tot die organisasie se inligtingsbevoegdheid. As die PR-diens 'n ontleder van die organisasie voorberei en aan die korrespondent oorhandig het vir die voorbereiding van die materiaal, moet u 'n merk hieroor in die persdossier agterlaat. Dit sal dit makliker maak om die beginpunt van bewustheid onder kollegas met herhaalde kontak te ken.
Die invul van die persdossier hou direk verband met die mate waarin die PR-diens die media noukeurig ontleed. Sodra 'n nuwe artikel verskyn oor 'n onderwerp wat naby die aktiwiteite van die PR-bestuurder is, moet dit in die persdossier opgeneem word. U moet dit ook doen met videoverhale, outeurskolomme, rekords van gesaghebbende bloggers en ander inligting.
Toegang tot persdossier
As 'n persdossier oor 'n lang tydperk gevorm word, verskyn daar, buiten inligting van oop bronne, dikwels 'n sogenaamde insider daarin. Insiderinligting word gewoonlik inligting genoem wat van nie-amptelike bronne ontvang is en wat nog nie in die openbaar bevestig is nie. Amptelike verteenwoordigers van organisasies kan sulke inligting lank in die "geen kommentaar" -status hou, daarom moet die PR-bestuurder een keer in die persdossier onthou dat dit nodig is om toegang tot die argief vir derde partye te beperk.
'N Ander aansporing om toegang tot persdossiere te beperk, is persoonlike data, wat dikwels aangevul word met inligting oor persone. Dit is belangrik om dit te onthou as u kontak maak met ander werknemers van die organisasie, PR-spesialiste van ander organisasies en ander belangstellendes. Die persdossier word hoofsaaklik ontwikkel vir die interne gebruik van die organisasie.
Dit verklaar ook die noodsaaklikheid om addisionele veiligheidstelsels te installeer om inligtinglekkasie te voorkom. Dit is belangrik om papiermateriaal in vouers te versamel, waarvan die toegang streng beperk moet word. Elektroniese databasisse moet op versoek beskikbaar wees vir werknemers van die PR-afdeling - vir die bestuur van die organisasie, maar moet toegemaak word vir 'n wye verskeidenheid korporatiewe inligting.
