Aan die einde van die vergadering moet 'n protokol opgestel word om die agenda van die vergadering vas te stel, die besluite wat geneem is, die voorwaardes waaronder dit geïmplementeer sal word, ens. Dit is belangrik om die notule onmiddellik na die vergadering op te stel., en nie "tot later" uitgestel word nie. Dit is goed as 'n professionele sekretaris die notule kan hou. As dit egter nie die geval is nie, kan ander persone wat sekere reëls ken om notules van vergaderings te hou, dit ook doen.
Instruksies
Stap 1
Die persoon wat die notule van die vergadering neem, moet bewus wees van alle besluite van vergaderings uit die verlede om die logika van die besluite te verstaan. As u notules neem tydens 'n vergadering, neem afskrifte van die notules van verskeie vorige vergaderings. Dokumenteer die items op die agenda onmiddellik tydens die vergadering.
Stap 2
Skryf gedagtes neer wat tydens die vergadering uitgespreek is, langs elke punt op die agenda. Dit kan kortliks gedoen word, want die notule sal nie tydens die vergadering nie, maar daarna afgehandel word. Die punt van hierdie aantekeninge is dat u saam met hulle geen enkele belangrike gedagte sal mis nie. Skryf ook die name neer van diegene wat praat om te onthou wie wat gesê het en oor watter onderwerp. Skryf slegs feite uit stellings, nie persoonlike opinies of aannames nie.
Stap 3
Die uitvoering van die protokol moet onmiddellik na die vergadering plaasvind, sodat belangrike punte nie vergeet word nie of die rekords nie verlore gaan nie. Die notule moet 'n kort beskrywing van die vergadering in 'n sakestyl bevat. Om dit te doen, gebruik indirekte spraak, skryf alles in die verlede tyd: "II Ivanov merk op dat …".
Stap 4
Die inhoud van die protokol moet bestaan uit:
1. "pette" wat die doel en datum van die vergadering aandui, soms ook die begintyd van die vergadering;
2. lyste van die aanwesiges en nie aanwesig nie;
3. 'n opsomming van die besluite wat geneem is - wat die inisieerders van hierdie besluite aandui.
