Die behoorlike bewaring van dokumentasie sal probleme met die vind van die regte kontrakte vermy. Nadat u 'n bietjie tyd aan die indiening van sekuriteite bestee het, sal u seker wees dat die nodige altyd veilig en gesond is.
Instruksies
Stap 1
Maak 'n boekhouboek om die dokument wat u benodig maklik te vind. Gee die kontrak 'n nommer en voer dit in hierdie notaboek in. Benewens die reeksnommer, skryf ook die datum waarop die kontrak gesluit is, neer. Die reël in die joernaal moet so lyk: 1. Kontraknr. 987DL gedateer 23.03.2010. Dui in die aantekeninge die kern van die kontrak aan, indien dit vereis word deur die korporatiewe styl van argivering.
Stap 2
Skep vir elke regspersoon 'n eie register van dokumente, indien daar verskeie van hulle in die organisasie is. Gebruik konvensionele simbole om dit aan te dui. Voer byvoorbeeld die kontrakte van LLC "Funny Pictures" in as 987ВК. En die kontrakte van OJSC "Murzilka" dui op 987M. Ken nommers streng toe om verwarring te voorkom.
Stap 3
Dien die kontrak in 'n vouer in nadat dit deur al die goedkeuringsfases gegaan het, deur die algemene direkteure van beide partye onderteken is en alle seëls geplaas is. Kies hardebandbande om u dokumente veilig te hou. Skep 'n aparte vouer vir elke regspersoon.
Stap 4
Om die kontrak in die band te plaas, moet u die skuifspeld wat die velle verbind, versigtig verwyder. Pons nuwe gate met 'n gaatjie. Plaas die dokument in 'n vouer en beveilig dit met metaalrande. Skei die een kontrak van die ander met 'n leë A4-vel.
Stap 5
Daar is 'n ander manier om dokumente te argiveer. Koop 'n stel deursigtige lêers. Plaas elke kontrak in 'n aparte omslag en beveilig dit in 'n vouer.
Stap 6
Moenie te veel kontrakte in een vouer invoeg nie - die velle kan kreukel. Die band moet maklik sluit sodat die papier nie uitkyk nie.
Stap 7
Sit 'n aparte rak op die rek opsy vir vouers met dokumente. Dui die jaar en die regspersoon waarvoor die kontrakte opgestel is, aan die einde van die band. Op hierdie manier kan u vinnig die kontrakte vind, indien nodig.
Stap 8
Dit is nie nodig om vouers met dokumente wat drie tot vier jaar gelede afgehandel is, te hou nie. Sit dit in stywe kartondose, onderteken die jaar en die regspersoon wat die kontrak besit. Stuur die pakkette na die pakhuis. Soek 'n droë stoorplek. Vog kan sekuriteite doodmaak.
