Daar is so 'n konsep van 'sakegebruike'. Onder hierdie ruim definisie - al die tradisies wat aanvaar word in die omgewing van amptelike sakeverhoudinge. Amptelike korrespondensie bly een van die belangrikste meganismes van sake-interaksie. Amptenare, sakemanne en openbare organisasies kommunikeer deur middel van boodskappe wat volgens algemene reëls voorberei word.
Rede vir skryf
Dit maak nie saak hoe vervelig en onbeduidend die voorbereidende fase van die opstel van 'n amptelike beroep lyk nie, dit kan nie verwaarloos word nie. Die rede vir die voorbereiding van die dokument moet duidelik geformuleer word.
Voordat u 'n amptelike brief opstel, is dit belangrik om die geadresseerde akkuraat te bepaal. Nadat u die onderwerp van die boodskap bepaal het, is dit nodig om na te gaan of hierdie kwessie binne die bevoegdheid van die geadresseerde val. As u twyfel, is dit beter om die kwessie van bekwaamheid in die regulasies en ander normatiewe dokumente van die organisasie te ondersoek.
Versoek tipe
Nadat die onderwerp en geadresseerde vasgestel is, moet u nadink oor die tipe appèl.
Indien nodig moet 'n amptelike brief geskryf word:
- Stel die geadresseerde in kennis. Nuusbriewe word meestal van laer-vlak ontvangers na hoër-vlak ontvangers gestuur;
- Kontak die geadresseerde met 'n toets wat verdere aksies van sy kant impliseer. Hulle wend hulle dus tot 'n voortreflike persoon of na 'n gelyke posisie;
- Gee 'n opdrag. Hierdie tipe adres is slegs geskik vir die aanspreek van 'n ondergeskikte.
Persone wat met owerhede, ondernemings of ander strukture in verbinding tree, gebruik meestal die vorm van versoek-versoek.
Vorm van amptelike appèl
Die strawwe omstandighede van amptelike-sake-interaksie maak dat die vorm van appèlle nie minder as die inhoud is nie. Om die brief aan die geadresseerde te bereik en nie in die labirinte van die kantoor verlore te gaan nie, moet dit volgens al die reëls opgestel word.
Organisasies teken briewe op die amptelike briefhoof, ken 'n uitgaande nommer toe en gee die datum aan. Om die kwessies van appèl dadelik uit te klaar, is dit belangrik om die volledige naam en kontakbesonderhede van die kontrakteur aan te dui. Dit verskyn op die laaste bladsy van die letter in die onderskrif.
Persone stel aansoeke op leë A4-velle in tikgeskrewe vorm op, en in seldsame gevalle in handgeskrewe vorm.
Vir organisasies word slegs die posisie en naam van die geadresseerde in die opskrif van die appèl aangedui, d.w.s. inligting oor die outeur van die appèl en kontakbesonderhede word op die amptelike vorm gegee. Individue sal die opskrif met hul eie data moet aanvul, insluitend 'n kontak-telefoonnommer en 'n adres waarheen 'n antwoord gestuur moet word.
Links word die besonderhede van die brief aangedui, en onder die bewoording van die onderwerp van die appèl: "Oor beloning", "Oor die verskaffing van inligting", "Oor 'n persoonlike vergadering", ens.
Die styl van die amptelike appèl
Die amptelike besigheidstyl word gebruik om amptelike briewe saam te stel. Die hoofbeginsels van hierdie styl is konsekwentheid, ondubbelsinnigheid en helderheid van die aanbieding. In sakekorrespondensie is omgangstaalformulerings, die gebruik van volksmond, om nie te praat van vloekwoorde en vloekwoorde nie, onaanvaarbaar. Selfs die mees ontstellende gebeure in amptelike korrespondensie moet neutraal aangebied word sonder enige emosionele kleur.
Dit is 'n goeie praktyk om 'n duidelike en logiese struktuur van sinne en paragrawe te volg. Dit vergemaklik die persepsie van inligting deur die leser baie.
Die struktuur van die amptelike appèl
'N Amptelike brief begin met 'n beroep: . Dit word gevolg deur 'n aanhef waarin 'n mens die vraag moet beantwoord: 'Waarom word die appèl geskryf namens wie en om watter rede?' Dit kan soos volg lyk:
«».
«».
Na aanleiding van die algemene na die spesifieke, word 'n verklarende gedeelte ingelei wat die besonderhede weerspieël. As 'n klag geskryf word - die chronologiese kern van die konflik. In die uitnodigingsbriewe bevat die verklarende gedeelte inligting oor die plek, datum en tyd van die geleentheid, die organiseerders daarvan en die vorm van deelname van die geadresseerde.
Enige amptelike appèl eindig met 'n direkte lys van die versoek. Byvoorbeeld: ", ", ", ens.
