Vir 'n beginner-klerk kan die ontwerp van inkomende korrespondensie 'n toets van krag wees. Sodra die proses egter in eenvoudige en verstaanbare stappe verdeel word, word dit 'n onopsigtelike deel van die werksdag.
Instruksies
Stap 1
Alle dokumente wat die organisasie ontvang, moet op dieselfde dag geregistreer word, ongeag hoe hulle daar aankom (per e-pos, per koerier, per faks, ens.). E-posse moet gedruk word, telefoonboodskappe moet opgeneem word.
Stap 2
Kolom 1 van die joernaal dui die datum van ontvangs van elke dokument aan. Kolom 2 - sy registrasienommer. Die nommer word in die volgorde van ontvangs toegeken, en elke kalenderjaar begin met een. Dan word elke gelewer dokument nagegaan: of dit korrek afgelewer is, of die pakket ongeskonde is. As dit nie "persoonlik" gemerk is nie, word die koevert of sak oopgemaak en die inhoud nagegaan. As daar 'n voorraad is, gaan dit na. As sommige van die gespesifiseerde dokumente ontbreek, moet u 'n gepaste handeling opstel en 'n aantekening in die dagboek van inkomende korrespondensie plaas in die afdeling "Notas". Die aantal velle met aanhangsels word in kolom 3 aangedui.
Stap 3
Die tipe korrespondensie word in kolom 4 ingevoer. Dit kan 'n versoek, 'n versoeningsverslag, 'n brief, 'n sertifikaat, 'n telegram, 'n kennisgewing, ens. Wees. Die volgende twee kolomme dui die sender en die uitgaande nommer van die brief aan.
Stap 4
'N Opsomming van die besending moet in kolom 7 aangedui word. Byvoorbeeld, “Oor die verskaffing van 'n sertifikaat oor die skuld van AA Ivanov. bank "of" Aansoek om herberekening van salarisse van VV Sidorova ".
Stap 5
Daarna word die korrespondensie aan die geadresseerdes uitgedeel, en na ontvangs van die resolusie word dit in kolom 8 ingevoer, wat in die volgende twee eksekuteurs en die sperdatum vir die uitvoering van die dokument aangedui word. Die aantekeninge dui aan dat die dokument uitgevoer is en waar dit ingedien is.
