Die vergadering is 'n tradisionele kenmerk van enige bestuursproses. Die belangrikheid, aard, tegniese vlak, duur van hierdie besigheidsvergadering kan wissel na gelang van die spesifieke doelstellings en voorwaardes van die vergadering. Terselfdertyd het hierdie gebeurtenis twee hoofkenmerke: tydens die vergadering word die een of ander probleem of taak bespreek, en die resultaat moet 'n sekere besluit wees. 'N Suksesvolle vergadering verg 'n duidelike organisasie.
Instruksies
Stap 1
Voordat u 'n vergadering bel en 'n spesifieke groep deelnemers daarheen uitnooi, moet u die doel van die vergadering formuleer. Verduidelik self: met watter besluit dit moet eindig. Die resultaat kan die goedkeuring van 'n werkplan vir 'n sekere tydperk wees, die opstel van 'n konsep van 'n werklike bestelling, die opstel van 'n netwerkskedule, ens.
Stap 2
As 'n probleem tydens 'n vergadering opgelos word, is die doel van 'n besigheidsvergadering nodig om die vrae te beantwoord: waarom, waarom en hoe. Daar is 'n onveranderlike reël: voordat u instem, moet u saamstem oor wat bespreek sal word. Dit kan wees dat gesaghebbende deelnemers aan die vergadering dink dat die verklaarde probleem nie bestaan nie. Spesiale vergaderings - om idees te ontwikkel (ontwikkel). Hulle kan die vorm aanneem van die sogenaamde 'dinkskrum'. Die instelling vir so 'n prosedure benodig 'n nie-standaard, kreatiewe proses.
Stap 3
'N Belangrike fase in die voorbereiding van die vergadering is die opstel van die agenda. 'N Vergadering kan nutteloos en onproduktief wees as die informatiewe en problematiese komponente daarvan nie werk nie. Dink daarom goed na oor die instelling van die onderwerp van die gesprek. Vergelyk: "Die vraag na die verhoging van die verkope van produk A in die kleinhandelnetwerk" en "Instemming met aksies om die verkope van produk A in die kleinhandelnetwerk te verhoog." In die eerste geval kan die bespreking verander in banale verslae, in die tweede geval in die oplossing van seer probleme.
Stap 4
Die ligging van die vergadering is ook belangrik. Daar is 'n korrekte sielkundige waarneming: as die bespreking in die kantoor van 'n leier gehou word, kan sy siening van die oplossing van 'n bepaalde probleem uiteraard oorheersend en verkiesliker wees. Enige ander kamer (konferensiekamer, ruim kamer) kan die beste opsie wees. Onthou: die sone van gemaklike kommunikasie is ongeveer 'n meter weg. Hou dit, as dit moontlik is, in gedagte wanneer u u stoele plaas. Ronde of ovaal tafels is goed vir vergaderings. In spesifieke situasies kan 'n toevlugsoord selfs meer gepas wees, maar dit is 'n baie duur opsie.
Stap 5
Beplan u vergaderings tydig. Dit is irrasioneel om dit voor die middagete of aan die einde van die werksdag aan te stel. Soggensure is verkieslik. As u 'n lang vergadering beplan, neem dan pouses of koffiepouses (5-10 minute elke uur). As u 'n inligtingsvergadering moet hou, is 'n opsie moontlik sonder 'n klassieke vergadering, d.w.s. sonder stoele.
Stap 6
Dissiplineer die werknemers van die organisasie en word deel van die ondernemingskultuur, 'n duidelike skedule van vergaderings: dit word aanbeveel om hulle op 'n gereelde dag van die week en op 'n sekere tyd (byvoorbeeld Vrydagoggend) te hou.
Stap 7
Ernstige vergaderings vereis dikwels duidelikheid: demonstrasie van tabelle, diagramme, video-materiaal. Dit is wenslik om 'n witbord, 'n omskakelingskerm vir hierdie behoeftes te hê.
