Registrasie van dokumente is 'n proses wat uitgedruk word in die vasstelling van referensies oor 'n spesifieke dokument wanneer dit gestuur, ontvang, geskep word. Tans word joernaal-, kaart- en outomatiese vorms van dokumentregistrasie gebruik.
Interne registrasie van dokumente is 'n integrale deel van die aktiwiteite van enige staats- of munisipale liggaam, instelling, kommersiële organisasie of individuele ondernemer. In die praktyk kom hierdie proses daarop neer dat basiese inligting oor die dokument in 'n spesiale formaat wat vir interne registrasie gebruik word, vasgestel word.
In hierdie geval is nie net inkomende en uitgaande dokumente onderhewig aan interne registrasie nie, maar ook dokumente wat in die organisasie self geskep word (byvoorbeeld kontrakte met teenpartye). Verantwoordelikhede vir die registrasie van dokumente word dikwels aan 'n sekretaris of klerk opgedra; in groot organisasies word hele departemente geskep om hierdie proses te optimaliseer.
Wat is die vorms van interne registrasie van dokumente?
Die mees algemene vorm van interne registrasie van dokumente is steeds die joernaalregistrasie. In hierdie geval word inligting oor die dokumente in 'n spesiale joernaal opgeneem, verdeel in verskeie kolomme. Maak seker dat u die data invoer op die datum van ontvangs, versending of skepping van die dokument, die registrasienommer, naam en die kort beskrywing daarvan.
'N Alternatiewe vorm is kaartregistrasie van dokumente, waarin inligting oor elke dokument in 'n aparte kaart ingevoer word. Die reëls vir die invul is vooraf goedgekeur. Laastens word die mees progressiewe vorm as outomatiese dokumentregistrasie beskou, wat papierwerk tot die minimum beperk.
Wat is die mees geskikte vorm vir die organisasie?
Die joernaalvorm van interne registrasie van dokumente kan effektief gebruik word in klein organisasies, waar een spesialis verantwoordelik is vir die implementering van die betrokke prosedures. Die nadeel van hierdie vorm is dat dit nie vir verskeie werknemers moontlik is om gelyktydig aan die registrasie van dokumente te werk nie, dus is dit nie geskik vir groot ondernemings nie. Daarbenewens ontstaan daar dikwels verwarring met hul registrasiegegewens in die teenwoordigheid van verskeie tydskrifte vir registrasie van dokumente (byvoorbeeld in verskillende departemente).
Hierdie nadele word oorkom deur die interne registrasiekaartvorm te gebruik, waarmee u vinnig en doeltreffend inligting oor enige aantal dokumente kan aanteken. As die doel van die onderneming is om papierwerk te verminder, word dit aanbeveel om 'n outomatiese interne registrasievorm te gebruik, wat gespesialiseerde sagteware benodig.
