Ondanks die oorvloed kommunikasiekanale, bly e-pos die betroubaarste vir sakekontakte. Die ooglopende nadeel voor mondelinge kontak is dat die ontvanger die brief eenvoudig kan ignoreer. Om nie in die leemte te skryf nie, is dit belangrik om die reëls van korrespondensie vir sake-e-pos te ken.
Die tema is die kop
Die effektiwiteit van elektroniese sakekorrespondensie hang grootliks af van die regte onderwerp. Nadat hy deur die lys van gestuurde boodskappe geblaai het, sal die ontvanger waarskynlik aan die einde van die werkdag 'n brief sonder onderwerp agterlaat, met voorkeur aan belangriker titels.
Onderwerp in die formaat "van Alexander", "vir Vitaly" en ander abstrakte opskrifte is slegs geskik as die ontvanger op 'n brief wag en in 'n onlangse gesprek ingelig is oor die dreigende stuur van belangrike inligting. Vir alle ander gevalle is sulke onderwerpe ongelukkig. Dit weerspieël nie die rede vir die appèl, die kern van die brief en die belangrikheid daarvan nie.
'N Goed gedefinieerde sin van 2-4 woorde word as 'n goeie onderwerp beskou. Byvoorbeeld: "Konsepverslag vir goedkeuring", "Kommersiële aanbod van LLC" Business-Trade "," Oor die aanbod van leisteen "," Leisteen. Voorstel vir oorweging ".
Ongeag die doel van die appèl, die skrywer van die brief moet versigtig wees om aandag te trek. Dus, merk op "Dringend!", "Direkteur persoonlik", "Belangrik!" moet slegs in die onderwerpreël aangedui word in gevalle waar die boodskap regtig 'n uiterste mate van betekenis het, en nie net vir die sender nie, maar ook vir die ontvanger. As elke brief van dieselfde kontakpersoon gepaard gaan met ongeregverdigde tekens van aandag, sal die ontvanger nie meer daarop reageer nie, en in uiterste gevalle na die swart lys stuur of na ondergeskiktes lei.
Appélleer
Die e-pos moet begin met 'n boodskap. Dit is noodsaaklik om die volle naam van die ontvanger te gebruik en dit sonder foute te skryf. 'N Aandagtige geadresseerde wat 'n spelfout in sy naam opgemerk het, sal beslis vertroue in die skrywer van die appèl verloor en die belangstelling om die dialoog voort te sit.
Om te voorkom dat dit gebeur, selfs met massapos, moet u nie die teks van die dekbrief nalaat voordat u dit stuur nie. Foute kan meestal wegkruip in die geval van eindes tydens die aanspreek en ingewikkelde vanne. Ongeag die status van die ontvanger, is dit korrekter om by name en patroniem toe te pas, as dit nie bekend is nie, is dit toelaatbaar om tradisioneel neutrale konstruksies te gebruik: "Goeie middag", "Hallo". As die outeur en die ontvanger van die brief in verskillende tydsones woon, is die volgende beroep toegestaan: 'Goeie dag', 'Goeie uur'.
Waardeer u eie en ander se tyd
Die e-pos moet kort, duidelik en sonder irriterende of onnodige besonderhede wees. Hierdie eienskap is veral belangrik in gevalle waar elektroniese korrespondensie die begin van sake-samewerking is, en nie die voortsetting daarvan nie.
In die eerste paragraaf van die appèl moet die skrywer homself voorstel as die korrespondensie nie voorheen gevoer is of lank gelede onderbreek is nie. Die optimale ontwerp hiervoor is die tradisionele frase: “U is bekommerd oor Vasily Kuznetsov, 'n werknemer van Business Trade. Ek wil graag voortgaan met ons gesprek oor die oorweging van die voorstel vir die voorsiening van 'n kanaal”.
Verder moet die aanbod self so bondig moontlik aangebied word, en as 'n uitgebreide inligtingsbron moet 'n kommersiële aanbod aan die brief geheg word.
Alle volledige gedagtes in 'n sin moet logies in paragrawe verdeel word, lyste moet ingeskryf word, vet benadruk en onderstreping moet toepaslik gebruik word, wat die leser se persepsie van inligting verbeter en die tyd om in die onderwerp te verdiep verminder. Gewoonlik bevat 'n e-pos selde meer as 3-5 paragrawe.
Finale konstruksie
Dit is redelik om e-posse met 'n besigheid totsiens te beëindig in die styl: "Met beste wense, …", "Die uwe, …", ens. Maar met sulke afskeidswoorde soos "Altyd joune, …", moet u so versigtig moontlik wees, aangesien informele toon en oormatige konvergensie vir die ontvanger dubbelsinnig kan wees.
Die handtekening moet vergesel word van kontakbesonderhede. Dit is belangrik om telefoonnommers, faks, die amptelike webwerf van die organisasie wat verteenwoordig word, asook 'n rugsteun-e-posadres aan te dui, want die ontvanger sien die kontakadres in die brief self.
Gedagtes wat tydens die voorbereiding van 'n dokument verskyn, moet nie in 'n naskrif geformaliseer word nie. Soos u weet, is so 'n uitdrukking van vertraagde idees vir skryfwerk slegs geskik in persoonlike korrespondensie. Met elektroniese tik kan u die teksinhoud van die appèl te eniger tyd verander. Gebruik in 'n letter P. S. kan negatief gesien word deur die ontvanger, wat nie sonder rede kan dink dat die geadresseerde die tyd geneem het om addisionele inligting op harmonieuse wyse in die brief op te neem en besluit het om hom tot 'n vinnige naskrif te beperk nie.
