Om 'n memo aan die baas te skryf, moet u eers 'n dwingende rede vir die memo vind, waarvan die waarheid, indien nodig, maklik bewys kan word met behulp van dokumente, getuienisse van derdepartye, opnames op klank- of video-media. Vervolgens moet u verduidelik aan wie die verslag gerig sal word, kies 'n spesifieke amptenaar wat gemagtig is om konfliksituasies op te los en oortredings in die span te monitor. Terselfdertyd is dit raadsaam om seker te maak dat hierdie amptenaar om persoonlike redes nie simpatie het met die baas vir wie die verslag voorberei word nie. In hierdie geval moet 'n ander amptenaar gekies word, anders sal die uitwerking van die verslag die teenoorgestelde wees van wat verwag is. 'N Belangrike nuans van die indiening van 'n memo is die besluit oor die anonimiteit of openlike outeurskap daarvan. Die laaste stap is om die memo aan die geadresseerde oor te dra en seker te maak dat dit gelees is.
Nodig
Rapporteer op papier of digitale, amptelike getuienis van die aanklagte wat in die verslag uiteengesit word
Instruksies
Stap 1
'N Anonieme verslag aan die hoof sonder om bewyse van sy skuld te lewer, word dikwels deur hoër amptenare sonder toesig gelaat. Om 'n verslag korrek in te dien, is dit dus nie net nodig om akkurate inligting oor die oortreding te hê nie, maar ook getuienis. Gebruik enige dokumente, sowel papier as elektronies, foto's, video- en klankopnames as bewys. Moenie die getuienis van kollegas as die belangrikste bewys gebruik nie, want onder druk van die baas kan mense weier om teen hom te getuig.
Stap 2
Analiseer die personeeltabel om vas te stel wie van die senior bestuurders die verslag oor hierdie baas die interessantste sal vind. In groot organisasies is dit miskien nie die bestuur nie, maar byvoorbeeld 'n aandeelhouersraad of 'n beherende organisasie. In sommige gevalle is dit beter om verskeie geadresseerdes te kies om die sukses van die memorandum te verseker: die departementshoof, die veiligheidsdiens van die onderneming, die personeelafdeling en die raad van aandeelhouers.
Stap 3
Kyk of die baas en die geadresseerde van die verslag hegte, vriendelike of intieme verhoudings het, anders bestaan die gevaar dat u nie die baas nie, maar die werk verloor.
Stap 4
Oorweeg en ontleed of dit voordelig is om u verslag anoniem of openlik in te dien. Anonimiteit bied een taamlik kontroversiële voordeel: dit beskerm teen moontlike wraak van die baas. Maar vergeet nie dat dit nie so moeilik is om die outeur van die memo te vind nie. In geval van anonimiteit kan die memo die geadresseerde eenvoudig nie bereik nie. Die sekretaris sal dit byvoorbeeld net weggooi of as strooipos uit die e-pos verwyder.
Stap 5
As die memo openlik ingedien word, sal dit waarborge gee dat dit beslis die geadresseerde sal bereik. Vra die amptenaar of sy sekretaris wanneer u 'n papiernota indien, om op 'n afskrif te teken dat die dokument ontvang is. Wanneer u 'n memorandum in die vorm van 'n e-pos indien, moet u die belangrikheid van die brief op die hoogte plaas, 'n leesbewys aanvra en skryf in die onderwerp van die brief dat die boodskap inligting bevat wat baie belangrik is vir die werking van die onderneming.
