Kantoorwerk is 'n belangrike deel van die aktiwiteite van enige onderneming, wat u toelaat om rekords te hou van alle administratiewe en besigheidsdokumente. 'N Werknemer of 'n hele eenheid, wie se take kantoorwerk insluit, bestaan in elke onderneming, ongeag die eienaarskap daarvan. Bekwaam gelewer kantoorwerk is 'n waarborg vir goed gekoördineerde werk van die hele onderneming en die vinnige reaksie daarvan op veranderings in sake- en markomstandighede.
Waarvoor is die kantoorwerk?
Vroeër of later, na die aanvang van die aktiwiteite, word enige onderneming gekonfronteer met die behoefte om werk te organiseer met dokumente, wat die basiese bestuursinstrument is, aangesien die oordrag van riglyne met hul hulp uitgevoer word en bestuursbesluite gekommunikeer word. aan 'n spesifieke kunstenaar. Die stelsel van kantoorwerk by die onderneming is ontwerp om die standaardisering en eenvormigheid van dokumentasie te verseker, die boekhouding en opberging daarvan te organiseer om die werk met sakedokumente te vergemaklik. Die funksies van die kantoorwerksisteem sluit in:
- bekwame organisasie van die werkvloei, wat sorg vir die vinnige oordrag van dokumente op die kortste pad met minimale tydverbruik, sodat u die deurgee van enige dokument en die uitvoering daarvan betyds kan beheer;
- 'n outomatiese stelsel vir registrasie en boekhouding van alle inkomende, uitgaande en interne dokumentasie;
- argivering van dokumente, wat dit moontlik maak om volgens formele kriteria te sistematiseer en dit in sake te vorm;
- skepping van 'n benaming van sake - 'n stelsel van kodes volgens lyste van saakopskrifte, wat die sistematisering daarvan vergemaklik en die bewaringstydperke van argiewe bepaal wat deur wetgewing of nywerheidsregulasies ingestel word.
As al hierdie funksies van werk met dokumentvloei by die onderneming geïmplementeer word, kan ons sê dat die kantoorwerkstelsel ontfout is en werk soos benodig.
Organisatoriese en regsaspekte
Enige dokument wat die besonderhede van die onderneming bevat, word as 'n sakedokument beskou en daarom word regsgevolge daarvoor bepaal, d.w.s. hierdie dokument kan reeds in die hof aangebied word tydens die oplossing van konflik en teenstrydighede wat ontstaan het. Daarom moet die kantoorwerk verrig word op grond van regulatoriese dokumente - spesiaal ontwikkelde instruksies, geverifieer deur die regsdiens en goedgekeur deur die hoof van die onderneming. Hierdie instruksie is nie net 'n handleiding nie, maar ook 'n dokument wat verpligtend is vir uitvoering, dus moet alle belangstellendes teen ondertekening vertroud daarmee wees.
Vorms van dokumente, waarvolgens die onderneming sy aktiwiteite uitvoer, moet gestandaardiseer word. Die samestelling van die besonderhede wat op die vorms aangedui moet word, word bepaal in ooreenstemming met GOST R 6.30-2003 “Unified documentation systems. Verenigde stelsel van organisatoriese en administratiewe dokumentasie. Vereistes vir papierwerk . Dieselfde standaard stel ook vereistes vir die ontwerp van besigheids- en administratiewe dokumentasie.
