Daar is die mening dat 'n vergadering 'n gebeurtenis is wat spontaan voorberei kan word. In werklikheid vereis hierdie vorm van sake-interaksie ernstige administratiewe opleiding.
Onderwerp van die vergadering
Die rede vir die vergadering moet deur die inisieerder geformuleer word. Dit is geensins altyd die belangrikste deelnemer aan die vergadering nie. Op grond van die feit dat vergaderings binne-korporatief kan wees en met die betrokkenheid van 'n wye verskeidenheid genooides, is dit belangrik om die onderwerp so te definieer dat dit al die mense wat nodig is vir die dialoog kan lok.
Die tegniese formulering van die onderwerp word gewoonlik deur die administratiewe personeel of direk deur die vergaderingsekretaris hanteer. Die agenda van die vergadering volg uit die gegewe onderwerp. Hierdie dokument bevat al die kwessies wat beplan word vir bespreking. Na voorafgaande ooreenkoms word 'n spreker aan elke vraag toegewys, wat 'n tydsbeperking vir sy toespraak kry sonder om die debat in ag te neem. Die besprekingstydperk word afsonderlik in die agenda vasgestel.
Vir 'n beter begrip van die kwessies sal dit nie oorbodig wees om 'n uitdeelstuk voor te berei wat kort verwysings, statistieke of enige ander inligting bevat nie. Die sekretaris berei sulke materiaal saam met elke spreker afsonderlik voor.
Die finale fase van dokumentêre voorbereiding is die ontwikkeling van konsepbesluite oor elke kwessie. Hierdie dokument verteenwoordig die voorgestelde oplossings van die rapporteurs gebaseer op die bespreking. Hulle neem die finale sinne op wat deur die sprekers aangebied word. As die deelnemers nie saamstem met die opsie in die konsepbesluit nie, word die dokument deur die sekretaris reggestel.
Uitgenooide persone
Die agenda bepaal grootliks die benaderde lys van persone wat genooi moet word om die aangeleenthede aan te spreek. 'N Produktiewe manier is dus om mense uit te nooi wat die teenoorgestelde standpunt met die spreker het. In hierdie geval dien die vergadering as 'n 'ronde tafel' vir die partye in die betwisbare situasie.
Deelnemers aan die vergadering word volgens enige beskikbare metode ingelig - per telefoon, e-pos of 'n persoonlike uitnodiging. Die hele pakket dokumente moet vooraf aan alle deelnemende persone oorhandig word, sodat hulle vooraf die materiaal kan vergewis.
Die hou van 'n vergadering
'N Sekretaris moet aan die vergadering deelneem. Sy taak is om 'n protokol op te stel na aanleiding van die bespreking. By die opstel van die dokument is dit nie die belangrikste akkuraatheid van die opname van die bespreking nie, maar die weerspieëling van sleuteltoesprake en spesifieke voorstelle.
Om moontlike teenstrydighede uit te skakel, is dit beter om die verloop van die vergadering op 'n diktafoon op te teken. Alle deelnemers moet ingelig word oor die aanvang van die opname.
