Die beslissing van enige vergadering is wettiglik bindend as dit in die notule geformaliseer is. Die notules van ouervergaderings, huiseienaars- of aandeelhouersvergaderings verskil natuurlik in inhoud, maar die vereistes vir die vorm is altyd ongeveer dieselfde.
Skryf op 'n konsep
Dit is nie altyd handig om tydens 'n vergadering op 'n rekenaar te tik nie, daarom kan die notule eers op 'n konsep geskryf word. Sommige inligting kan ingevoer word voordat die vergadering begin. Hierbo skryf die woord "Notules", net onder - die naam van die vergadering en die datum. Skryf nog die woord links aan die linkerkant. As daar na verwagting met 'n gekwalifiseerde of gewone meerderheid van die lys 'n besluit geneem moet word, dui aan hoeveel mense daar moes gewees het. Dit is byvoorbeeld belangrik as dit kom by 'n vergadering van huiseienaars wat moet besluit oor hoe om die huis te bestuur, geld in te samel vir groot herstelwerk, ens. Skryf u agenda hieronder neer. As u van plan is om kwessies te bespreek waarvan u nog nie weet nie, voeg die item "Diverse" by. In sommige gevalle moet die tydsbeperking gespesifiseer word.
Nadat die vergadering begin het
Skryf neer hoeveel mense daar is en hoeveel daar moet wees. Skryf die woord 'Luister' onder die agenda en plaas 'n dubbelpunt. Skryf die vrae, die name van die sprekers en 'n opsomming van die toesprake punt vir punt neer. Sprekers kan gevra word om hul toesprake vooraf in te dien. Teken aan in die notule die vrae wat aan elke aanbieder gestel is en die antwoorde. Wat die oplossings betref, kan dit na elke vraag of as 'n enkele blok onderaan die protokol ingevoer word. Maak seker dat u aandui hoeveel mense "vir", "teen" gestem het, en hoeveel van hulle nie gestem het nie. Skryf onder die besluite die name van die voorsitter en sekretaris en sit die datum in. In sommige gevalle is dit nodig om die name van alle lede van die presidium aan te dui.
Tik teks op die rekenaar
Wanneer u op 'n rekenaar tik, redigeer die sekretaris die teks gewoonlik. Probeer dit wysig sodat dit nie die betekenis breek nie. Dit geld veral vir besluite. Daar is geen eenvormige vorm vir die registrasie van protokolle nie, maar die volgende reëls geld gewoonlik:
- die teks word in 14-punt-grootte met een of anderhalf tussenposes getik;
- belyning van die hoofteks - aan albei kante;
- titelbelyning - gesentreerd, aantal deelnemers - regs;
- paragrawe begin met 'n rooi lyn.
Tik die teks, moenie vergeet om ruimte te laat vir die handtekeninge van die voorsitter en sekretaris nie, asook om transkripsies van die handtekeninge te plaas. Sit die datum onderaan. Druk die notule af en laat die voorsitter en sekretaris dit onderteken. Daar is gevalle waar 'n vergadering in absentia gehou word. In hierdie geval word die tekste van die toesprake nie geskryf nie. Die res van die protokol word op dieselfde manier opgestel.
