'N Uittreksel uit die protokol is 'n onontbeerlike kenmerk van die werkvloei van enige organisasie. Die uittreksel bevat 'n regskrag soortgelyk aan die oorspronklike dokument en moet al die nodige besonderhede bevat. By die voorbereiding van die relevante dokumente moet aandag aan detail gegee word.
In die algemeen word die vereistes vir die uitvoering van uittreksels uit die notule by elke onderneming vasgestel ooreenkomstig die interne reëls vir die omset van sake. Daar is egter algemeen aanvaarde norme vir die opstel van hierdie dokument.
'N Uittreksel uit die notule is 'n presiese afskrif van die teks van die oorspronklike dokument oor 'n spesifieke saak. Dus moet 'n uittreksel uit die notule van die vergadering die naam van die beheerliggaam bevat waarvan die vergadering opgeteken is. Hierdie inligting word gewoonlik in die titel van die dokument aangedui. Hier word die dokumenttipe "Protokol" verander na "Uittreksel uit die protokol". In sommige gevalle word die opskrif "Verklaring" in die regter boonste hoek van die dokument gegee.
Om die regskrag van die oorspronklike te bewaar, moet die uittreksel uit die protokol ook inligting bevat:
- datum, plek en tyd van die vergadering;
- inligting oor die teenwoordigheid van 'n kworum om besluite te neem;
- inligting oor die persoon wat die funksies van die voorsittende beampte verrig;
- inligting oor die persoon wat die funksies van die sekretaris uitvoer.
Die agenda van die vergadering word verminder tot 'n spesifieke saak waarvoor 'n uittreksel voorberei word. Net so is alle fragmente wat verband hou met die bespreking van kwessies van derdepartye van die dokument uitgesluit.
Die bespreking van die saak op die agenda waarop die uittreksel voorberei word, word presies gegee met die reeksnommer, bewoording, die verloop van die bespreking en die besluite wat geneem is.
Aan die einde word die uittreksel deur die voorsittende beampte onderteken en deur die seël gesertifiseer. Dit word gevolg deur die vereiste om die egtheid daarvan te bevestig "Die stelling is korrek" ("Correct") en die handtekening van die sekretaris met 'n dekripsie word aangebring.
Die oorspronklike uittreksel uit die notule is genommer, gestik en gesertifiseer deur die seël en handtekening van 'n gemagtigde persoon.
