Die benaming is 'n lys van alle gevalle waaruit die argief bestaan en nuut geopen is in 'n bepaalde organisasie wat in die stelsel gebring is. Dit moet die indeks van die saak, die naam, die vasgestelde bepalings van die stoor daarvan aandui.
Variëteite van benaming
In kantoorwerk is daar drie hoofsoorte benaming: standaard, benaderend en individueel. Die standaard word deur federale wetgewing opgestel en dien as 'n model vir die opstel van die nomenklatuur in organisasies van dieselfde tipe. Die benaderde benaming bevat nie 'n streng genormaliseerde aantal gevalle nie. Dit bevat 'n lys van gevalle wat aanbeveel word om met hul indekse te open. Bogenoemde soorte benaming word in staats- en munisipale organisasies en instellings opgestel. Werknemers van private organisasies op grond van wettige dokumente, soorte verslagdoening, werkplanne, ens. 'n individuele saaklys word ontwikkel. Dit bevat die hele volume gevormde sake van die onderneming.
Die prosedure vir die samestelling van die benaming
Op grond van die ou jaar word elke jaar 'n nuwe benaming van sake opgestel. Boonop is alle dokumente onderhewig aan hersiening. 'N Belangrike onderdeel van die benaming is die rakleeftyd van die saak. Op hierdie basis word gevalle van tydelike, langtermyn- en permanente opberging onderskei. Die tydsduur van lêers vir tydelike berging is minder as tien jaar, en die langtermynberging is langer as tien jaar. Ten opsigte van dokumente met 'n verlengde bewaarperiode word 'n inventaris opgestel wat die reeksnommer van die dokument, naam, jaar van skepping, aantal velle en ander inligting in uitdruklik verstrekte gevalle aandui. Nadat die inventaris opgestel is, kan hierdie dokumente vernietig word.
Struktureel word die benaming deur afdelings, onderafdelings, voorgestel. Hierdie verdeling is egter tipies vir regeringsorganisasies en -instellings. In private organisasies is hierdie verdeling voorwaardelik en beklemtoon dit eerder die hoofareas van hul aktiwiteite, eerder as om die verhouding tussen mag en ondergeskiktheid weer te gee.
Die naamstabel bestaan uit vyf kolomme: die eerste bevat die indeks van die saak, die tweede - die naam van die saak, die derde - die aantal bladsye (aangedui aan die einde van die huidige jaar), die vierde - die opbergperiode ingestel deur regulerende regshandelinge, die vyfde - aantekeninge rakende die opening van die saak, insluiting in die inventaris met die doel om te vernietig, ens.
Die geval van langtermyn- en permanente berging in die benaming mag hoogstens tweehonderd-en-vyftig bladsye beslaan. As die aantal dorpe die norm oorskry, is dit raadsaam om die saak in twee of meer te verdeel.
Die saamgestelde nomenklatuur van sake moet met die argiefafdeling ooreengekom word en deur die hoof van die organisasie onderteken word.
