Meegaande dokumente word opgestel om die versending van die aantal dokumente, goedere en ander wesenlike waardes wat daarin aangedui word, te bevestig. Die meegaande dokumente rakende die vervoer van goedere kan ook ander inligting bevat.
Stuur brief
Die ingediende amptelike dokumente word byna altyd vergesel van 'n dekbrief. Dit bevat die besonderhede van die sender, die geadresseerde, 'n beskrywing van die dokumente en materiaal wat gestuur moet word. Dit is ook raadsaam om op te let uit hoeveel velle die gestuurde dokument bestaan. Die dekbrief word as 'n aparte dokument op twee velle opgestel, waarvan die een by die afsender bly. In organisasies word die uitgaande nommer en datum op die dekbriewe gestempel. Hierdie maatreëls is nodig om te verseker dat alle dokumente in volle veiligheid deur die geadresseerde ontvang word. Dit is ook tot 'n sekere mate die versekering van die sender.
Meegaande dokumente vir die vervoer van goedere
Versendingdokumente dien as begeleidende dokumente sowel as 'n skriftelike vervoerkontrak tydens vervoer. Dit word aangebied in die vorm van 'n spoorwegkaart vir vervoer per spoor, 'n vrachtbrief vir lugvervoer, 'n vrachtbrief vir padvervoer en 'n vrachtbrief vir vervoer oor see.
Die nodige inligting oor die vrag (naam, hoeveelheid, metode om die gewig te bepaal, ens.), Die aflewer, die ontvanger, die afstand van vervoer en die waarde daarvan word in die vrachtbrief aangeteken. Dit is die vernaamste vervoerdokument en bepaal die verhouding tussen die aflewer, vervoerder en ontvanger.
Die vrachtbrief is ook 'n sekuriteit wat die reg van sy houer bevestig om die vrag wat in die vrachtbrief uiteengesit is, weg te doen en die vrag na die vervoer te ontvang. Op grond van die versendingsdokument stel die vervoerder 'n vrachtbrief op waarin die aflewer die naam van die sender en ontvanger aandui, die nodige inligting oor die versende vrag, die hoeveelheid vervoer (vrag). Vir die onakkuraatheid van inligting en al die gevolge daaraan verbonde, is die afleweraar van die vrag teenoor die vervoerder verantwoordelik.
Die vrachtbrief bevestig die aanvaarding van die goedere vir vervoer en vergesel dit gedurende die hele roete. Verder word dit saam met die goedere deur die vervoerder aan die ontvanger oorgedra.
'N Ladingsbrief vir alle soorte vervoer, behalwe vir spoorweg, word in drie of meer eksemplare opgestel sodat elke party 'n afskrif van die vrachtbrief het in geval van geskille.
Die afleweraar van die vrag moet die draer, benewens die vrachtbrief, ook al die dokumente verskaf wat benodig word vir sanitêre, doeane-, kwarantyn- en ander reëls.
