Beplanners, vergaderings en vergaderings is 'n integrale deel van die werkstroom. Hul hooftaak is om gesamentlik enige dienssituasie te ontleed. Deelnemers aan werksvergaderings kan en moet aktief praat, besonderhede bespreek en oplossings vir probleme voorstel. Om 'n vergadering effektief te hê, moet die gasheer aan sekere reëls voldoen.
Nodig
- - agenda;
- - die reëls van die vergadering;
- - protokol van die vergadering.
Instruksies
Stap 1
Leer die belangrikste tekens van 'n effektiewe vergadering. Daar is min van hulle: 1. Die vergadering het 'n spesifieke doel; 2. Die organiseerder het al die nodige voorbereidingswerk gedoen; 3. Die vergadering word slegs bygewoon deur belangstellende werknemers wat direk verband hou met die bespreekde kwessies; 4. Die bespreking wyk nie van die hoofonderwerp af nie; 5. As gevolg van die vergadering is onmiddellike planne bepaal en spesifieke instruksies aan werknemers gegee, en die bestuurder moet toesig hou oor al hierdie kwessies, veral as die organisasie nog nie 'n meganisme gevorm het om effektiewe vergaderings te hou nie.
Stap 2
Formuleer die hoofonderwerp van die vergadering. Dit moet relevant en verstaanbaar wees vir werknemers. Dit is baie belangrik dat die werkvergadering 'n spesifieke doel het: om 'n gebeurtenisplan te ontwikkel, 'n besluit goed te keur, 'n idee voor te hou, ens. U moet byvoorbeeld nie oor die wêreldwye ekonomiese krisis praat as u advertensie-agentskap minder klante gehad het nie. In hierdie geval moet die vergadering gewy word aan die uitbreiding van die reeks dienste en die verandering van die afslagstelsel.
Stap 3
Stel 'n gedetailleerde vergaderingagenda op. Dui daarin die hoofonderwerp aan, die vrae wat beplan word om te bespreek, die name van die sprekers, die samestelling van die genooides, die datum, tyd en plek van die geleentheid. Elke agendapunt moet die hoofonderwerp van die vergadering uiteensit en die een of ander aspek daarvan weerspieël. Vrae kan gegroepeer word volgens die beginsel "van eenvoudig na kompleks", of in 'n analitiese volgorde - "die huidige situasie - die oorsprong daarvan - moontlike oplossings."
Stap 4
Heg die tydlyn van die vergadering aan die agenda. Stel daarin die tyd vir die hoofsprekers, vir inligting van die medesprekers, vir die verheldering van vrae en vir bespreking. Stel roosters op, selfs vir klein diensvergaderings. Dit sal u en u werknemers leer om werktyd te waardeer, sperdatums na te kom en gedagtes duidelik en tot die punt uit te druk.
Stap 5
Maak werknemers vooraf van die agenda bekend. Stuur dit per e-pos of deel dit uit aan almal wat u na die vergadering nooi. Vra almal om voor te berei vir die bespreking. Beklemtoon wat u van elke deelnemer aan die voorstel verwag binne hul bevoegdheid.
Stap 6
Begin die vergadering met u eie kort praatjie. Vertel binne 3-5 minute oor die rede waarom u hierdie vergadering moes reël en die resultaat wat u wil behaal. Maak die deelnemers dan vertroud met die agenda en werkskedule.
Stap 7
Lei die bespreking. Hou 'n vriendelike, maar konstruktiewe bespreking. Moedig elke deelnemer aan die vergadering aan om hul mening uit te spreek, kontak die 'stil' met persoonlike vrae wat 'n gedetailleerde antwoord benodig. Takt, maar ferm probeer om die gesprek van die hoofsaak af te lei. Som die subtotale vir elke vraag op.
Stap 8
Aan die einde van die vergadering, spreek weer eens die besluite en instruksies wat aan die werknemers gegee word. Sorg dat alle deelnemers hul take verstaan en hul sperdatums onthou. Teken belangrike punte in die protokol op. Stuur 'n afskrif daarvan aan die spesialiste wat verantwoordelik is vir die uitvoering van bestellings, sowel as aan die werknemers wat betrokke is by die implementering van die besluite wat geneem is.
