Die agenda is die skelet van 'n vergadering of vergadering. Dit is daarin dat die hoofonderwerpe vir bespreking en die hoofareas van bespreking uiteengesit word. Dit bepaal die volgorde van die vergadering, vestig die aandag van die deelnemers op 'n professionele gesprek, en laat die bespreking nie in 'n chaotiese meningsuitruiling ontwikkel nie.
Instruksies
Stap 1
Begin met die voorbereiding van die agenda sodra die bestuur besluit het oor die datum en onderwerp van die vergadering. Warm op die hakke, sal dit makliker wees om die punte daarvan te formuleer. Daarbenewens het u genoeg tyd om die eerste opsie reg te stel as die bestuurder wil wysig.
Stap 2
Beklemtoon die belangrikste en klein aspekte van die onderwerp van die vergadering. Moenie die agenda oorlaai met klein kwessies wat op 'n roetine basis opgelos kan word nie. Die beste opsie is om 1-2 belangrike punte in die bespreking waaroor die meerderheid van die span belangstel, in te sluit en tyd te gee vir die vinnige oplossing van minder belangrike kwessies, insluitend die wat tydens die vergadering ontstaan het.
Stap 3
Formuleer die agendapunte. Vermy dubbelsinnige of dubbelsinnige sinne. Maak die items op u agenda so spesifiek moontlik. Na die lees daarvan moet die deelnemer maklik die kern van die probleem en die doel van die bespreking daarvan verstaan. As u probleme ondervind, soek hulp by 'n spesialis wat 'n toespraak oor hierdie onderwerp sal hou.
Stap 4
Elke item moet begin met die voorsetsel "ongeveer" of "oor": "Op inisiatief van die verkoopsafdeling om 'n opruimingsdag te hou" of "Oor die herverdeling van funksies tussen die bemarkingsafdeling en die persdiens", ens. As enige regulatoriese dokument ter bespreking gebring word, kan die klousule soos volg klink: "Op die goedkeuring van die Handves van die onderneming" of "Oor wysigings aan die posbeskrywings van die personeel van die sekretariaat", ens. Vir insiggewende vrae wat nie bespreek moet word nie, verskaf 'n toepaslike verduideliking tussen hakies of geskei deur 'n dubbelpunt. Byvoorbeeld, "Oor belowende gebiede van boekuitgee: Verslag van die Adjunk-Direkteur oor 'n sakereis na die seminaar."
Stap 5
Struktureer u agenda. In die praktyk is daar twee maniere om vrae te rangskik: van belangrikste tot minder belangrik en van klein tot betekenisvol. Elke opsie het sy positiewe aspekte. In die eerste geval word die belangrikste kwessies aan die begin van die vergadering bespreek. Werknemers is meer aktief, moegheid beïnvloed hulle nog nie. Maar die bespreking van die eerste vraag kan voortduur, daar sal nie meer tyd wees om klein, maar belangrike probleme op te los nie. As die vergadering met minder belangrike punte begin, sluit werknemers geleidelik aan by die ritme en teen die tyd dat die hoofkwessie aangekondig word, is hulle volledig opgestel vir 'n konstruktiewe dialoog.
Stap 6
Druk die agenda af volgens die klerikale vereistes van u organisasie. Benewens die werklike vrae vir bespreking, dui ook die datum, tyd, plek van die vergadering, hoofsprekers, deelnemers en genooide kundiges aan. Goedkeur die dokument met die hoof van die organisasie. U sal die oorspronklike agenda later aan die notule van die vergadering heg. Stel 'n nuusbrief of aankondigings vir werknemers op grond van die goedgekeurde agenda op.
