Baie organisasies het streng vereistes om dokumente te organiseer en argiewe te skep. Dit is nodig om die veiligheid van sake te verseker en dit van die nuuskierige oë te isoleer. Enige klerk van die maatskappy moet lêers kan flits en dit noukeurig en uiters akkuraat kan doen.
Nodig
- - Pos beskrywing
- - Skryfbehoeftes of boekmasjien
- - Tou of sterk draad
- - Naald naaldwerk
- - Skryfbehoeftelym
- - Wit papier
- - Skêr
- - Heerser
- - Pen
- - Seël (verseël indien nodig)
Instruksies
Stap 1
U moet sake inlig volgens u posbeskrywing. In elk geval word hierdie werk in alle ondernemings volgens algemene beginsels uitgevoer. Eerstens moet u elke dokument in volgorde nommer. Onthou om alle skuifspelde, metaalkrammetjies en veiligheidspenne uit die papier te verwyder.
Stap 2
Begin die tassie naaldwerk sodat die lakens vrylik gelees kan word. Om dit te doen, maak u vier vertikale gate met 'n klerikas in die middel van die linkerkant van die dokumente. Die afstand tussen die gate moet minstens drie sentimeter wees. Dit is handig om 'n spesiale lessenaarmasjien te gebruik om A-4-dokumente te stik en vas te bind. Met die hulp sal dit nie moeilik wees om die nodige vouers te skep nie - dit kan onmiddellik deur 'n stapel papier tot 10 cm dik boor.
Stap 3
Gebruik 'n spesiale naald vir die veters van dokumente, sowel as bankgare of sterk nylondrade. As laaste uitweg kan u gewone drade 'n paar keer vou. Gewoonlik word dokumente twee keer in 'n ry gestik sodat die velle veiliger geheg word. Dit is veral belangrik as die saak voorberei word vir 'n ewige argief.
Stap 4
Laat die los punte ongeveer 6 cm by die draad of tou wees. Hulle moet deur die middelste gat aan die verkeerde kant van die laaste dokument getrek word en in 'n knoop vasgemaak word.
Stap 5
Plak die knoop en die punte van die drade met 'n sirkel (ongeveer 4 cm in deursnee) of 'n vierkant (4 by 5 cm) met klerikale gom. Die figuur moet uit dik wit papier gesny word.
Stap 6
Plaas die seël sodat dit die papieretiket gedeeltelik oorvleuel en die een kant van die laaste vel van die niekassie oorvleuel. U kan hierdie plek ook met seëlwas vul.
Stap 7
Wag totdat die gom heeltemal droog is. Dui dan, onder die seël, die aantal velle in die lêer aan en plaas die handtekening van die amptenaar. Voeg 'n endossementbrief by en dui die datum van die endossement aan. Afskrifte van dokumente van verskeie velle word ook geliasseer, terwyl dit nodig is om 'n stempel met 'n handtekening, datum en die opskrif 'Kopie is korrek' te plak.
Stap 8
Bind die saak vir tydelike berging in 'n sagteband, en die dokumente vir die permanente argief in 'n hardeband. Dui die sperdatums op die toegewerkte saak aan.
