Die beplanning en organisering van werksure is 'n belangrike komponent van effektiewe werk in enige posisie. In die geval van 'n bestuurspos neem die belang van voorlopige beplanning nog meer toe, daarom is dit nodig om hierdie kwessie baie noukeurig aan te pak.
Instruksies
Stap 1
Die bestuurder kan self sy tyd beplan of hierdie funksie volledig of gedeeltelik aan die sekretaris-assistent delegeer. In elk geval kan 'n mens nie sonder interaksie met die sekretaresse klaarkom nie, want dit is hy wat vergaderings voorberei en organiseer, materiaal vir vergaderings ontvang en inkomende oproepe ontvang. Daarbenewens hou die sekretaresse gewoonlik al die planne van die bestuurder wat hy ken, in sy kop en probeer dit versprei volgens werksure, daarom is dit baie belangrik om die sekretaris onmiddellik in kennis te stel van veranderinge in sy planne.
Stap 2
U moet egter nie net op die sekretaresse vertrou nie, dit is belangrik om te leer hoe u u tyd so kan toewys dat u tyd het om alles te beplan. 'N Goeie manier om dit te doen is om elke uur wat verloop het, te ontleed en vas te stel wat presies gedoen is en hoe lank dit geneem het. Dit is ook nodig om self die belangrikste wêreldtake as leier uit te lig en die grootste deel van u werktyd aan die oplossing te wy. In elk geval moet die belangrikste take in die eerste plek opgelos word, aangesien dit bekend is dat 80% van die huidige take in die eerste 20% van die werkdag opgelos word, en die res van die tyd slegs aan 20% bestee word. van die werk.
Stap 3
Moenie toevallige gebeurtenisse oorskry nie. Dit is beter om vooraf 'n bietjie tyd daaraan te bestee in planne; dit sal u waarskynlik meer tyd gee om die hooftake te voltooi. Wanneer u vergaderings, geleenthede, vergaderings, konferensies beplan, gaan u van die regte tyd af wat u benodig, met inagneming van voorbereiding, vooraf kennis met die materiaal, spontane besprekings en vrae. Probeer sulke gebeurtenisse betyds versprei sodat die begin van die volgende vergadering nie berus teen die einde van die vorige vergadering nie, want in hierdie geval sal u dikwels gedwing word om te laat te wees of om die eindstryd te verkrummel.
Stap 4
Die pligte van die sekretaris sluit dikwels die voorlopige beplanning vir die dag en week in, met inagneming van die oproepe, aanbiedings en uitnodigings wat ontvang is. Aan die einde van die werkdag is dit raadsaam om sy idee van u skedule met die sekretaris te bespreek en aanpassings daaraan te maak. Dit is nog beter om dit in die namiddag te doen, sodat die sekretaris die geleentheid het om veranderinge aan te bring, oproepe te maak met 'n voorstel om die een of ander gebeurtenis uit te stel. Voortdurende kontak met die sekretaresse moet 'n gewoonte word, omdat sy skedule direk van u afhang, en baie geleenthede moet vooraf voorberei word.
Stap 5
Analiseer die afgelope werksdae in terme van die tydsbesteding van u tyd. Miskien sal u oplossings sien wat u in staat stel om meer te doen, byvoorbeeld om verskeie vergaderings in dieselfde area te hou of sommige geleenthede te kombineer. Maak aantekeninge van vorige en beplande gebeure in u dagboek.
