Die oordrag van enige dokumente na die argief word gereguleer deur die federale wet nr. 125-F3 "Oor argiefsake in die Russiese Federasie". Dokumente moet voorberei, beskryf, geliasseer en genommer word. Dit moet binne 12 maande vanaf die datum waarop die saak gesluit is, gedoen word.
Nodig
- - vouer;
- - bindmiddel;
- - 'n eenvoudige potlood;
- - dokumentêre inventaris;
- - dra inventaris oor.
Instruksies
Stap 1
Om dokumente na die argief oor te dra, rangskik dit in volgorde. Die nesorde moet in chronologiese volgorde wees. As u byvoorbeeld 'n strafsaak verwys, dan is die eerste bladsy 'n afskrif van die hofbevel, die tweede is die voorlopige beslissing en die volgende is die ondersoek na die saak vanaf die voltooiing daarvan. As u dokumente van die personeelafdeling na die argief oordra, dan is die eerste bladsy 'n aansoek om ontslag, die tweede is 'n ontslagbevel, die derde is alle dokumente op datum vanaf die einde.
Stap 2
Nommer alle velle wat begin met die nommer een in die volgorde van die uitleg. Doen die nommering met 'n eenvoudige potlood, maar duidelik. Maak 'n inventaris van die dokumente, skryf aan die einde hoeveel nommers en bladsye u gekry het, sit u handtekening, die datum waarop die inventaris opgestel is, die seël van die organisasie, die handtekening van die hoof.
Stap 3
Bevestig alle velle met 'n band, heg 'n inventaris bo-op. Plaas die letterkode op die lêernaam van die burger waarmee u die saak oordra en die jaar waarop die dokumente na die argief oorgedra is. Die jaar moet dieselfde wees waarin die saak geëindig het.
Stap 4
Maak 'n aparte vouer vir elke saak, of plaas al die sake in een jaar in een groot vouer en maak 'n algemene inskripsie op die kode en letterkode, dit wil sê, slegs die gevalle van burgers wie se van met dieselfde letter begin, kan in een vouer geplaas word. Maar as u 'n aantal dokumente in een groot vouer invul, moet die aantal gewone velle nie meer as 250 wees nie.
Stap 5
Voordat u sake na die argief oordra, moet u 'n oordragvoorraad opstel. Die eerste kolom van die inventaris is bedoel vir die invoer van die reeksnommers van alle gevalle, die tweede vir indekse in die naam. Voer in die derde kolom die naam van alle opskrifte in, in die vierde - die datum van oordrag, in die vyfde - die aantal velle, in die sesde - die vasgestelde opbergperiodes vir die saak in die argief, in die sewende kolom, voer alle toevoegings en aantekeninge in. Die sewende kolom word meestal ingevul as daar om een of ander rede velle in die dokumente ontbreek, of as u dit dadelik verkeerd in die dokumentêre inventaris ingevoer en veranderings aangebring het.
