Die reëls van die handelsetiket vereis dat daar nie onbeantwoorde briewe van kollegas en vennote gelaat word nie. 'N Spesiale rol in amptelike korrespondensie behoort tot die bevestigingsbrief. Hierdie dokument bevat voorlopige ooreenkomste, die feite van die ontvangs en oordrag van inligting, die begeerte om aan 'n spesifieke geleentheid deel te neem, ens. Daar is gevestigde sleutelwoorde vir elke tipe bevestigingsbrief.
Instruksies
Stap 1
Berei 'n standaard A4-vorm voor om 'n bevestigingsbrief te skryf. In die linkerbovenhoek moet u inligting oor u organisasie plaas: volledige naam, wettige adres met poskode, kontaknommers, OGRN (primêre staatsregistrasienommer) en ander inligting. Dui die geadresseerde se data in die regter boonste hoek aan: naam van die ontvangerorganisasie, posisie, van en voorletters van die persoon na wie die bevestigingsbrief gestuur word, volledige posadres.
Stap 2
Formuleer die titel van u e-posadres. Dit sal dit makliker maak vir die ontvanger om dit te identifiseer en om dit makliker te organiseer in die argiewe van u organisasie. Die titel moet kort en informatief wees, byvoorbeeld: "By ontvangs van 'n aanbodooreenkoms van LLC" NNN "of" By bevestiging van bywoning van die seminaar 02.02.2002 ". Tik die opskrif links onder die besonderhede van u organisasie.
Stap 3
Vertrek 2-3 reëls van die opskrif en tik 'n boodskap aan die geadresseerde. Gebruik die standaardvorm van amptelike adres aan sakevennote: "Beste Ivan Ivanovich!" of "Geagte meneer Ivanov!"
Stap 4
Beskryf kortliks in u hoofsaak van die bevestigingsbrief die feit dat u organisasie dokumente, goedere en dienste van die geadresseerde ontvang het. Die bewoording moet lakonies wees en nie 1-2 sinne oorskry nie: "AAA LLC bevestig die ontvangs van 2 (twee) eksemplare van die leweringsooreenkoms gedateer 12.02.2011 nr. 34".
Stap 5
As die brief die ooreengekome ooreenkomste bevestig, moet u die kern daarvan kortliks beskryf. Byvoorbeeld, 'n gesprek het plaasgevind tussen die algemene direkteure van die ondernemings, waarin hulle hul voorneme uitgespreek het vir samewerking wat wedersyds voordelig is, wat tydens die onderhandelinge op 29 Januarie 2010 bereik is. Stuur asseblief die nodige dokumente om 'n ooreenkoms te sluit. '
Stap 6
Sluit die bevestigingsbrief af met 'n frase wat dankbaarheid en hoop op langtermyn-samewerking uitspreek. Indien nodig, kan u ook aanvullende inligting of dokumente aan die einde van die brief aanvra: "Ons bevestig ons deelname aan die seminaar oor omgewingsprobleme op 23 Mei 2008. Stuur asseblief die deelnemer se vraelys na ons adres."
Stap 7
Druk die brief in tweevoud uit en teken met die hoof van die organisasie. U stuur een eksemplaar per e-pos aan die geadresseerde, die tweede - plaas dit in u eie argief vir bewaring.
