Etiket is 'n veelvlakkige begrip, daar is gedragsreëls in die samelewing, aan tafel of op openbare plekke. Daar is ook iets soos besigheidsetiket, in die besonder bedryfsetiket. Die reputasie van die onderneming hang grootliks af van die korrespondensie met kliënte, werknemers en vennote.
Algemene reëls vir besigheidskorrespondensie
Geskrewe toespraak verskil baie van mondelinge, veral sakekorrespondensie. Moderne werklikhede is van so 'n aard dat skryf meer en meer 'n e-posboodskap word, eerder as 'n boodskap op papier.
Wat sakeonderhandelinge met vennote betref, is e-pos die beste opsie om inligting oor te dra oor enige boodskappe wat verband hou met sakemomente. Die skryf van uitnodigings, dankies of gelukwense word egter op papier gedoen.
Dit word beskou as 'n goeie praktyk om papier van gehalte te gebruik, en verkieslik briefhoof met die logo van die organisasie. Dit is beter om belangrike briewe of uitnodigings na spesiale geleenthede per koerier of geregistreerde pos af te lewer. Die boodskap op pragtige papier van hoë gehalte lyk solied en verhoog die gradering van die maatskappy.
In besigheidskorrespondensie is korrektheid, geletterdheid en akkuraatheid van die boodskap belangrik. Oormatige emosionaliteit, vertroudheid, aanstootlike opmerkings, sowel as die lengte en dubbelsinnigheid van die aanbieding word nie toegelaat nie.
Dit is belangrik om die teks te struktureer, aksente en leestekens korrek te plaas sodat die ontvanger baie duidelik is waaroor die letter presies gaan.
Wat die styl van kommunikasie betref, is dit beter om floreer frases, komplekse sinne op meerdere vlakke en onnodige woorde te vermy. Die oorvloed van professionele cliches in sakekorrespondensie is toelaatbaar.
Vir duidelikheid kan u kaarte, diagramme of tabelle by die teks voeg.
Dit is onaanvaarbaar om emoticons en foto's in sakekorrespondensie te gebruik. Maak seker dat u die teks nagaan vir foute en tikfoute voordat u dit stuur.
Reëls vir die ontwerp van sakebriewe
'N Goedgeskrewe sakebrief moet 'n duidelike struktuur hê. Daar is geen enkele standaard nie, maar wel algemene ontwerpreëls.
'N Sakebrief bestaan uit 'n opskrif, groet, inhoud (basis), afskeid, handtekening en besonderhede van die uitstuurorganisasie.
Die "kop" van die brief bevat gewoonlik die naam van die organisasie, logo, adres en kontakpersone vir kommunikasie (telefoon, e-pos, faks).
Die tipe aktiwiteit van die onderneming en die name van bestuurders kan ook in die opskrif uitgespel word.
Die pet word meestal in die middel van die vel gedruk, soms mag dit in die boonste hoek geplaas word.
'N Gesiene maatskappy moet sy eie briefhoof hê. E-posse moet ook vorms bevat, dit gee die organisasie stewigheid.
In die verwelkomingsgedeelte kan u 'Goeie middag' of 'Hallo' skryf as die boodskap nie 'n streng interpersoonlike karakter het nie. In 'n duidelike sakebrief, kennisgewing of ander besigheidsdokumentasie is dit meer gepas om die geadresseerde onmiddellik op naam en patroniem te spreek.
Die belangrikste ding in sakekorrespondensie is die hoofinhoud van die brief - die basis.
Hierdie deel het die hoogste inligtingsbelasting, en dit is die doel van die appèl.
Daar kan verskillende redes vir kontak wees, onderskeidelik. Die aanbieding van elke aspek moet met 'n aparte paragraaf begin. Die struktuur van die hoofdeel van die brief is nodig om onderwerpe te onderskei en die inligting beter te verstaan.
Voorbeelde van paragraferings sluit die volgende frases in: "ons vra u", "inlig", "aanbieding vir oorweging" en ander.
Dit is die moeite werd om te onthou dat daar ook 'n struktuur binne die aspekte is.
Die sender van 'n sakebrief moet die relevansie van die versoek regverdig, die hoofinhoud daarvan openbaar en die verwagte resultaat beskryf in geval van 'n positiewe antwoord.
Formules vir direkte spraak word selde in sakebriewe gebruik. Die hoofdoel van die finale frase is om respek vir die geadresseerde en die gewone huldeblyk aan beleefdheid uit te spreek. Voorbeelde van slotfrases: "beste wense", "beste groete", "by voorbaat dankie vir u antwoord" en ander.
'N Persoonlike handtekening moet aan die einde van die brief wees. Die van, voorletters en posisie van die sender word gewoonlik aangedui, asook telefoonnommers vir kontakpersone.
Groot ondernemings gebruik elektroniese handtekeninge. Dit is 'n spesiale lêer met 'n tekshandtekening wat aan die einde van elke letter outomaties aangebring word. 'N Elektroniese handtekening mag nie meer as vyf tot ses reëls wees nie en moet sewentig karakters bevat.
Hierdie ontwerpstruktuur is ook van toepassing op promosiebriewe, dekbriewe en dankbriewe, asook kennisgewings, verklarings, aansprake en waarskuwings.
By die versending van 'n groot hoeveelheid inligting word 'n kort ondersteuning in die brief geskryf en die hoofpakket word as 'n aparte aanhangsel opgestel. As die aanhangsel baie "weeg", moet u die ontvanger hieroor in die dekbrief in die naskrif waarsku.
Antwoord op 'n sakebrief
Ingevolge die reëls van die handelsetiket, moet 'n antwoord op 'n brief nie langer as twee tot drie dae vertraag word nie. As 'n langer tydperk benodig word vir 'n antwoord as gevolg van 'n aantal objektiewe redes, moet u die sender daarvan in kennis stel, dit word as 'n goeie vorm beskou en gee die maatskappy geloofwaardigheid.
Onthou die belangrikste ding: u moet alle sake-e-posse beantwoord, behalwe vir duidelike strooipos.
Wanneer u op sakebriewe antwoord, word standaard spraakformules gebruik:
- "Ons is spyt om u in kennis te stel …";
- "Dankie vir …";
- "Ons nooi u met genoeë uit …";
- "Ons herinner u …";
- "In ooreenstemming met u versoek stel ons in kennis …" en ander.
Vir u gemak kan u 'n aparte lêer met soortgelyke spraakpatrone skep. Wat die spasies betref, sal u die skryf van sakebriewe baie vergemaklik en bespoedig.
As die brief belangrik is en u seker moet weet dat dit by die geadresseerde afgelewer is, bestel dit per koerier af of stuur 'n geregistreerde brief (Russiese pos). E-pos het 'n "Ontvang kennisgewing" -funksie wat outomaties 'n bevestiging stuur dat u boodskap gekyk is.
As daar volgens die etiket geen antwoord op die brief is nie, kan u 'n bykomende oproep maak om die situasie met die korrespondensie duidelik te maak.
Tipes sakekorrespondensie
Aanvanklik is daar twee soorte sakekorrespondensie: intern en ekstern. Eksterne korrespondensie is korrespondensie wat aan 'n derdeparty-ontvanger gestuur word, terwyl interne korrespondensie binne die grense van een firma gebruik word.
Sakebriewe, volgens hul beoogde doel, word verdeel in: aansoeke, nuusbriewe, advertensies, navrae, aanbevelings, voorstelle, aanmanings, eise, uitnodigings en ander.
Brief - 'n boodskap bevat inligting wat die geadresseerde benodig om take binne die raamwerk van 'n algemene saak uit te voer. Sulke inligting is relevant en belangrik vir die ontvanger en die sender.
Toepassing - 'n soort besigheidskorrespondensie wat behels dat die stuur van 'n versoek vir die verkryging van inligting of dienste. Byvoorbeeld 'n aansoek om deelname aan 'n geleentheid.
Versoek - 'n skriftelike versoek om inligting van belang te verkry. Die versoek kan formeel en bindend wees.
'N Aanbiedingsbrief bied gewoonlik samewerking of spesifieke dienste en kommersiële voorstelle. Gewoonlik word sulke briewe gelyktydig na verskeie adresse gestuur; massapos kan gebruik word.
Uitnodiging - 'n individuele uitnodigingsbrief vir 'n vergadering of 'n spoggeleentheid. In die ontwerp van sulke korrespondensie word die gebruik van spesiale vakansievorms of poskaarte toegelaat. Die belangrikste ding is om die naam van die geleentheid, adres, tyd en plek van die vergadering duidelik uit te spel.
'N Aanmaningsbrief is 'n boodskap oor die nakoming van enige verpligtinge: terugbetaling van skuld, verskaffing van 'n verslag, 'n herinnering aan 'n vergadering en ander.
As een van die partye nie aan die kontraktuele voorwaardes voldoen of die ooreenkoms oortree nie, kan die benadeelde 'n eis indien. 'N Kenmerkende kenmerk van die brief - eise - is die aanwesigheid van 'n gedetailleerde beskrywing van die geskende voorwaardes, inligting oor die beoordeling van skade, eise vir vergoeding vir verliese of die uitskakeling van die geïdentifiseerde oortreding. Hierdie korrespondensie word dikwels aangevul deur afskrifte van dokumente, foto's en aanvaardingsertifikate.
In aanbevelingsbriewe word 'n derde party of maatskappy beoordeel en die kenmerke daarvan verskaf. Sulke boodskappe kom meestal voor as u vir 'n nuwe pos aansoek doen.
Kenmerke van sake-e-pos
Deesdae word 'n groot persentasie besigheidsbriewe per e-pos gestuur, so die reëls van die handelsetiket formuleer ook vereistes vir die uitvoer van elektroniese sakekommunikasie.
Lees die adres van die afsender aandagtig deur. U moet op die hoogte gebring word deur boodskappe met soortgelyke posbusadresse: "cupercat" of "mini - bikini". Benewens gewone strooipos, kan boodskappe van sulke adresse ook virusse bevat.
Hou u onderwerpreël altyd kort en saaklik.
Met die etiket kan die oorspronklike boodskap aangehaal word sodat die ontvanger onmiddellik kan verstaan wat op die spel is.
Dit is toegelaat om addisionele materiaal in die aanhangsel te heg.
Die kennis en die toepassing van die etiketreëls op die gebied van sakekommunikasie help die sender om 'n goeie reputasie te verwerf en nuwe vennote te lok.
