Die handhawing van spesiale dokumentasie is 'n integrale deel van die personeelafdeling van 'n onderneming. Terselfdertyd is 'n persoonlike lêer vir elke werknemer verpligtend. In die toekoms word persoonlike lêers in spesiale vouers geargiveer.
Nodig
- - persoonlike dokumente van die werknemer;
- - lys van dokumente;
- - 'n lêergids vir 'n persoonlike lêer.
Instruksies
Stap 1
Begin om 'n persoonlike lêer vir 'n werknemer te registreer onmiddellik nadat hy aangestel is. Daar is geen eenvormige vorm om 'n saak in te dien nie, dus kan u dit self ontwikkel. Skep indien nodig afskrifte van die werknemer se paspoort, aftree-versekeringsertifikaat, TIN-sertifikaat en ander persoonlike dokumente, soos 'n mediese sertifikaat en bestuurslisensie.
Stap 2
Ontwerp 'n omslag vir u persoonlike lêer. Dui die naam van u organisasie aan in ooreenstemming met die samestellende dokumente, gee die reeksnommer van die saak en die datum waarop dit voorberei is. U kan ook die duur van die dienskontrak met die werknemer skryf. Laat ruimte vir aantekeninge oor ontslag, oordrag, ens. In die middel van die omslag, plaas die naam, voornaam en patroniem van die werknemer volledig, sy posisie.
Stap 3
Die eerste bladsy van die persoonlike lêer moet 'n inventaris bevat van die beskikbare dokumente van die werknemer. Dit is die beste om die inventaris in elektroniese vorm op te stel. Maak seker dat u die naam van die gemagtigde werknemer en die datum van die inventaris bevat. Inligting oor die beskikbare dokumente kan in die vorm van 'n tabel geplaas word, met die nommer van elkeen en die nodige aantekeninge. Onderaan die inventaris moet die handtekeninge van die samesteller en die werknemer wees vir wie die persoonlike lêer saamgestel word. Heg afskrifte van bestaande dokumente na die lys aan. Dit word gevolg deur alle vraestelle wat verband hou met die werkstroom, byvoorbeeld 'n vakansiebestelling, ooreenkomste oor veranderinge in die dienskontrak, ens.
Stap 4
Lê u persoonlike lêer in die argiefmap op. Hierdie dokumente moet deur 'n personeelspesialis of direkteur van die maatskappy onder beperkte toegang tot data bewaar word. Werknemers kan enige dokumente in 'n persoonlike lêer ontvang volgens ooreenkoms met die bestuurder en onder 'n persoonlike kwitansie. Wanneer 'n werknemer ontslaan of oorgedra word, word die persoonlike lêer na 'n spesiale argief oor voormalige werknemers van die onderneming oorgedra.
