Dokumente wat die organisasie betree, is onderhewig aan boekhouding. Die registrasie van inkomende briewe is gewoonlik die taak van die kantoor, maar in klein spanne word hierdie verantwoordelikheid dikwels aan die sekretaresse opgedra. Die metode om korrespondensie te verwerk, word gewoonlik in die interne instruksies vir kantoorwerk breedvoerig beskryf. As dit afwesig is, moet u by die verwerking van nuwe dokumente 'n sekere volgorde volg.
Nodig
- - joernaal van registrasie van inkomende korrespondensie;
- - stempel "Inkomende brief".
Instruksies
Stap 1
Aanvaar en sorteer die inkomende korrespondensie. Alle briewe moet oopgemaak word, behalwe briewe met 'n spesiale punt, byvoorbeeld "Persoonlik aan die bestuurder" of "Vertroulik", ens. Moenie haastig wees om die koevert weg te gooi nie; kyk eers of die retouradres in die teks aangedui word. Registrasie vereis nie rekeningkundige dokumente (fakture, fakture), gelukwense, advertensiemateriaal nie.
Stap 2
Voer inligting in oor die ontvangsbriewe in die logboek van inkomende korrespondensie. Dit kan elektronies of tradisioneel (papier) wees. Volg die aanbevelings van die programontwikkelaars wanneer u elektroniese vorms invul. Rekenaarstelsels vergemaklik klerklike werk, help om vinnig die nodige inligting te vind. Eenwording is egter belangrik in hulle, die nakoming van die reëls vir die invoer van inligting, anders kan die dokument in die databasis verdwaal.
Stap 3
Koop 'n tradisionele logboek by 'n drukkery of rangskik dit self in 'n A4-notaboek. Die belangrikste vereiste daarvoor is die gemak van soek, die duidelikheid en akkuraatheid van die invul. Dit is handig om 'n joernaal in die vorm van 'n tabel te hou met die volgende kolomme: 1. Registrasiedatum. Oorweeg inkomende briewe op die dag van ontvangs en dien dit die aand by die bestuurder in vir oorweging, tensy die organisasie 'n ander prosedure aanvaar het; Registrasienommer. Hierdie dokumentkenmerk bestaan uit die nommer van die lêersaak "Inkomende dokumente" (volgens die goedgekeurde benaming van die sake van die organisasie) en die reeksnommer (vanaf die begin van die kalenderjaar) van die brief wat ontvang is. Byvoorbeeld, "No. 01-12-273", waar 01-12 die naamnommer van die saak is, is 273 die unieke nommer van die letter. Alle korrespondensie wat ontvang is, word een keer geregistreer, ongeag die aantal eksemplare wat later ontvang word, ook elektroniese, 3. Die outeur van die brief (organisasie, individu), byvoorbeeld "Vstrecha LLC" of "Streekadministrasie, adjunkhoof V. S. Sidorov", ens. 4. Die onderwerp van die dokument. U kan hierdie kolom invul met inligting uit die opskrif van die brief of die hoofidee kortliks formuleer nadat u dit gelees het. Skryf so dat jy later maklik kan onthou watter dokument ter sprake is en dit aan jou kollegas kan verduidelik. Byvoorbeeld, "Oor die sluiting van 'n kontrak vir vervoerdienste" of "Oor die verskaffing van inligting oor inkomstebelasting voor 12.12.2011", ens.; 5. Eksekuteur. Vul die vak in nadat u die bestuurder se visum ontvang het. Voer die naam in van die persoon wat die antwoord sal voorberei. Let op die vervaldatum hier. Beklemtoon of onderstreep die datum van antwoord op die dringende brief. Aantekeninge. Hier kan u aantekeninge maak oor die vervulling van die bestelling van die bestuurder, of die belangrike aanhangsels aan die brief aandui, of die aantal eksemplare wat werknemers by die werk het, aanteken.
Stap 4
Voltooi die tabel soos u wil. As u byvoorbeeld bang is vir die veiligheid van dokumente, moet u die vak vir die handtekening van die kontrakteur selekteer wanneer u die brief ontvang. Moet egter nie die joernaal en uself oorlaai met oordrewe inskrywings nie. Die dokument bevat al die nodige inligting. Registrasievorms help slegs om die stadium van die werk daarop op te spoor.
Stap 5
Plaas 'n spesiale stempel op alle letters wat die tipe korrespondensie aandui - "Inkomend". Die druk moet in die onderste regterhoek van die eerste bladsy van die dokument wees. Maak seker dat die druk nie die teks oorvleuel nie. Voer die reeksnommer en datum van ontvangs handmatig in die druklyn in.
