Die uitslae van die vergaderings vereis dokumentêre opname in die vorm van notules. By die opstel van hierdie dokument is dit belangrik om die hoofpunt van die bespreking te weerspieël en die volledige bespreking so bondig moontlik voor te stel.
Die notule word na afloop van die vergadering opgestel deur die sekretaris van die vergadering, wat tydens die bespreking aantekeninge moet maak of 'n diktafoonrekord moet hou. Die tweede opsie is die beste om moontlike geskille op te los.
Visueel bestaan die dokument uit die volgende dele:
- algemene inligting;
- die agenda van die vergadering;
- bespreking en besluite geneem.
Algemene inligting
Hierdie blok inligting bevat die titel, plek (stad, datum, tyd van die vergadering), 'n lys van persone teenwoordig. Die titel van die vergadering is die titel. Byvoorbeeld 'n vergadering van die werkgroep oor personeelkwessies. Die blok datum en tyd dui op inligting oor die vergadering wat direk gehou is, en nie oor die datum waarop die protokol onderteken is nie.
As die vergadering deur 'n permanente struktuur gehou word (kommissie, werkgroep, ens.), Dui die algemene inligting die volle naam van die permanente voorsitter en sekretaris van die vergadering aan.
Wanneer u die lys van die aanwesiges opstel, moet die name van die posisies en werkplekke van die genooides aangedui word. Hierdie blok inligting begin met die woord "Aanwesig". In die geval dat die vergadering voorsiening maak vir 'n stemming, word die aanwesiges in die notule in twee groepe verdeel - met stemreg en sonder die reg om aan die stemming deel te neem.
Vergadering agenda
Die agenda van die vergadering word voor die vergadering gevorm. Daar is egter uitsonderings, byvoorbeeld vir dringende vergaderings. Hierdie blok gee 'n lys van die kwessies van die vergadering sonder om die sprekers en die tydsbeperking vir die verslae te spesifiseer. Al word die vergadering belê om een saak te bespreek, is dit nie in die titel van die dokument opgeneem nie, maar word dit opgestel in die vorm van 'n agenda.
Afhangend van die tydsbeperking vir die toespraak, kan die voorgestelde agenda outomaties goedgekeur word of deur die voorsitter tot stemming gebring word. In hierdie geval begin die bespreking met die goedkeuring van die agenda van die vergadering. As daar geen besware is nie, word so 'n besluit in die notule soos volg geformaliseer: "Die kwessie van die instemming met die agenda is tot stemming gebring." Die volgende is die uitslag van die stemming in die vorm: "Stem: vir - (aantal stemme), teen - nee, onthou - nee."
Bespreking en besluitneming
Die grootste blok vrae is gereserveer om die verloop van die bespreking weer te gee. Elke saak op die agenda word in 'n aparte blok geplaas, begin met die bewoording uit die agenda. Dit word gevolg deur die verloop van die verslag, wat in die volgende vorm opgestel word: “Geluister: (volle naam van die spreker)”. Ervare transkribeerders beveel aan om die toesprake nie te transkribeer nie, maar die algemene betekenis, wat in verskeie sinne uitgedruk kan word, te laat. As dit belangrik is om die betekenis van die grootste gedeelte van die verslag te behou, kan u die tesisse van die toespraak of uittreksels uit die aanbieding in die aanhangsel van die protokol noem en daarna verwys in die teks van die dokument.
Dieselfde geld vir die weerspieëling van die verloop van die bespreking. As verskeie sprekers dieselfde standpunt hou, kan hul toesprake in die volgende vorm geformaliseer word: “Sprekers (volle name van sprekers) wat die mening van die spreker ondersteun het”.
As gevolg van elke vraag moet 'n oplossing geformuleer word. Dit moet vooraf in die konsepbesluite voorberei word of deur die deelnemers aan die vergadering tydens die bespreking geformuleer word. Besluite word geneem in die vorm van spesifieke formulerings, wat ondubbelsinnig en akkuraat aangebied moet word. Besluite oor suiwer inligtingstoesprake kan deur die deelnemers aan die vergadering in ag geneem word.
As die vergadering voorsiening maak vir 'n stemming, moet die notule na elke uitgawe die uitslae bevat: 'Die besluit is eenparig geneem', 'Die besluit is met 'n meerderheidstem geneem', 'Die besluit is nie geneem nie.' in gevalle waar die kwessies uit die bespreking verwyder word, uitgestel word na 'n ander vergadering of nie oorweeg word nie weens die afwesigheid van 'n spreker.
Aan die einde word die notule deur die voorsittende beampte en die sekretaris onderteken en, indien nodig, gesertifiseer deur die seël van die organisasie wat die vergadering belê het.
