Dit is gebruiklik om 'n konferensie 'n uitgebreide vergadering te noem waaraan verteenwoordigers van verskeie organisasies deelneem. Konferensies kan departementeel, sektoraal, streeks-, interstreek-, internasionaal wees. Hulle bespreek 'n verskeidenheid, maar tematies verwante probleme. In sommige gevalle is dit die besluit van die konferensie wat die ontwikkelingstrategie van die organisasie bepaal. Enige opgeleide persoon kan so 'n geleentheid hou, maar sommige oorwegings moet in ag geneem word.
Nodig
- - deelnemerslys;
- - 'n opsomming van die toesprake;
- - visuele materiale;
- - tegniese middele.
Instruksies
Stap 1
Maak 'n lys van deelnemers. Gewoonlik word die sprekers vooraf van die komende konferensie in kennis gestel, hulle moet hul instemming bevestig en die onderwerp van die verslae inlig. Soms vereis die voorwaardes die verskaffing van verslae of ten minste 'n opsomming. Kyk na die materiaal.
Stap 2
Besluit oor die reëls. Dit hang af van hoe lank die konferensie sal duur, van die aantal sprekers en van die vorms van werk. Is slegs plenêre sessies in die vooruitsig gestel, of sal 'n gedeelte van die werk in afdelings gehou word? In die tweede opsie kan meer tyd aan verslae toegeken word.
Stap 3
Sorg dat u tyd afstaan vir mede-aanbiedings en om vrae te beantwoord. Besluit die vorm van die vrae. Deelnemers kan dit onmiddellik na die aanbieding mondelings vra. Dan moet u sorg vir bykomende mikrofone. Vrae kan ook skriftelik ingedien word, dan moet u nadink oor die plek waar die luisteraars die aantekeninge sal plaas. U kan van die vrae vooraf voorberei.
Stap 4
Maak 'n agenda. Die volgorde van toesprake kan verskil, dit hang af van die onderwerp, maar in elk geval is dit beter om aan die begin van die konferensie algemene kwessies te bespreek en dan verder te gaan met besonderhede. Na elke anderhalf tot twee uur werk, bied u 'n kort pouse (dit is 'n goeie idee om 'n koffiepouse te reël) en in die middel 'n lang pouse waartydens deelnemers kan ontspan en middagete kan eet. As die konferensie kort is (byvoorbeeld herverkiesing), is lang pouses nie nodig nie.
Stap 5
Kyk na die toestand van die tegniese middele. Gaan u rekenaar en videospeler na. Vra die aanbieders watter toerusting hulle benodig en watter programme daar moet wees. Vra die aanbieders om voor die konferensie beeldmateriaal aan te bied. Dit is baie goed as die persoon wat met die rekenaar werk 'n lys het van wanneer om die aanbieding te lewer. Kyk voor die konferensie of al die sprekers aangekom het, of daar enige veranderinge in die onderwerp is.
Stap 6
Dink aan u openingsopmerkings. U moet 'n paar woorde van welkom aan die deelnemers sê, verduidelik aan watter gebeurtenis die konferensie gewy word, die prosedure en die reëls. Gee voor die aanvang van die verslagdoenings- en verkiesingskonferensie die woord aan die voorsitter van die telekommissie, wat moet sê hoeveel afgevaardigdes veronderstel is en hoeveel daar is. Stel voor dat u die geleentheid begin as daar min ontbreek. Soms is dit op hierdie oomblik gepas om die volkslied van 'n staat of internasionale organisasie te sing. Bied aan om 'n voorsitter, sekretaris, tel- en redaksiekommissie te kies. In baie gevalle kan die lyste vooraf opgestel word. Verder kan die geleentheid gelei word deur die voorsitter, wat die konsepagenda bekend maak (dit is beter om dit voor die begin te tik en af te druk). Eerstens word die konsep aangeneem, dan word daar veranderinge en toevoegings aangebring, waarna die agenda as geheel goedgekeur word.
Stap 7
Tydens die konferensie moet die aanbieder gedurig in die kamer wees, ongeag of hy die voorsitter is of nie. Dit is hy wat organisatoriese kwessies beslis soos dit ontstaan. As u nog moet vertrek, vertrou u verantwoordelikhede toe aan iemand van eendersdenkende mense.
Stap 8
Die konferensie eindig gewoonlik met die goedkeuring van 'n soort besluit. Die voorsitter lees die teks van die konsep voor, die gehoor wysigings en toevoegings, die redaksie komitee stel dit voor, waarna die besluit goedgekeur word.
