Soms is dit nodig om notules op te stel van 'n vergadering - van aandeelhouers, lede van die TSK, 'n openbare organisasie of enige ander vergadering van burgers. Dit kan verband hou met 'n verskeidenheid kwessies wat verband hou met die aktiwiteite van 'n regspersoon of 'n openbare vereniging. Dikwels raak dit belangrike kwessies en bevestig dit die wettigheid van besluite wat daar geneem word. Die notule van die vergadering is 'n wettige dokument, daarom is dit so belangrik dat dit korrek opgestel en uitgevoer word.
Instruksies
Stap 1
Neem 'n vel standaard A4-papier, sit dit onder die hoof en dui in die inleidende gedeelte aan waarop hierdie protokol opgestel is, by watter geleentheid burgers of aandeelhouers vergader het, gee die datum van die vergadering en die adres waar dit plaasgevind het.
Stap 2
Dui die aantal aanwesiges aan, nie hy nie, en merk op indien die gegewens volgens die lys gegee word.
Stap 3
Die vergadering kan in volgorde van voorlopige ondervraging of persoonlik gehou word, soms word 'n gekombineerde vorm gebruik, dus dit moet ook in die notule aangedui word.
Stap 4
Vertoon in die notule die van, naam en patroniem van die verkose voorsitter en sekretaris van die vergadering. As dit 'n vergadering van lede van 'n koöperasie of behuisingsvereniging is, kan die voorsitters van die verenigings gewoonlik nie as voorsitter van die vergadering optree nie.
Stap 5
Noem u agenda wat begin met die dringendste saak. Rekords van toesprake en debatte oor hierdie kwessie begin met elk van die punte daarvan. Kies die hoofdeel van die verslag en kommentaar, bied dit in 'n bondige vorm aan, uitgesluit verskillende interpretasies. Indien nodig, kan 'n afskrif van die verslag, wat op 'n spesifieke saak op die agenda van die vergadering gewy is, aan die notule geheg word. Alle kommentaar en toesprake van die deelnemers aan die bespreking moet met die name gegee word
Stap 6
Skryf die besluit neer wat oor die kwessie geneem is en dui die stemstatistieke vir elke uitgawe aan: die aantal persone wat voor, téén en nie daarvoor stem nie.
Stap 7
Weerspieël in die notule dat die vergadering na afloop van die bespreking van die agendapunte gesluit is.
Stap 8
Onderteken die notule deur die voorsitter en sekretaris van die vergadering en dien dit permanent in by die argiewe van u organisasie.
